Умение вести деловую переписку — это настоящее мастерство, требующее соблюдения юридических норм и государственных стандартов. Важно ничего не перепутать, чтобы и руководство, и адресат остались довольны, и с правовой точки зрения, всё было безупречно. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Виды и примеры деловой переписки

Деловую переписку можно классифицировать по нескольким признакам (таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Признак деловой корреспонденции

Особенности классификации

Переписка внутри страны и международные письма.

Письма могут быть информационными, распорядительными, содержать информацию по договорным, правовым, финансовым и материально-техническим вопросам.

Статус отправителя и получателя

Физическое лицо или организация.

Переписка может быть управленческой, коммерческой, производственной или личной.

Роль в информационном обмене

Письмо может быть инициативным или написанным в ответ на инициативное обращение.

Письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций.

Характер воздействия на адресата

Деловая и этикетная переписка.

Электронная почта, почтовая связь, курьерская и фельдъегерская доставка, факс, телетайп.

Также деловую переписку можно классифицировать по назначению (таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Вид переписки

Особенности

Содержит сведения официального характера.

Разъяснения положений законодательных актов, рекомендации по их практическому применению.

Содержит информацию о проведении различных публичных мероприятий и условия участия в них.

Приглашение на пресс-конференцию.

Содержит информацию, представляющую интерес для адресата.

Сообщения о возможности приёма на стажировку, об удовлетворении просьбы, о временной приостановке деятельности компании.

Содержит повторно отправляемую информацию.

Напоминание о предстоящем платеже, истечении срока договора.

Содержат информацию, приуроченную к конкретному случаю.

Поздравительные, благодарственные письма, письма с выражением извинений, соболезнований.

Содержит рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Информация о новых тарифах сотовых операторов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.

Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения, предоставляющие гарантии обязательства.

Составление делового письма: основные правила

При составлении делового письма следует соблюдать определённые правила — требования к бланкам, оформлению, подписи и печати.

Оформление деловых документов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки должны включать обязательные реквизиты:

логотип и полное наименование компании;
справочную информацию о компании, включая юридический адрес организации, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления;
краткое содержание, включая заголовок письма, обращение к адресату, текстовую часть, подпись руководителя;
сведения об исполнителе;
отметки о приложенных копиях (приложениях) и их количестве.

Если письмо составляется на фирменном бланке, на нём может отсутствовать печать, заверяющая подпись руководителя.

Обратите внимание! Стандартные словесные обороты, канцеляризмы и штампы — это не недостаток фантазии и словарного запаса, а правила деловой переписки. Использование единообразных речевых средств позволяет чётче передать смысл и избежать двусмысленности.

Особое внимание следует уделять фактам. Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтверждать достоверными примерами и ссылками.

Структура делового письма

По структуре деловое письмо делится на обращение и основную часть.

Если письмо адресовано конкретному человеку, важно указать его имя и отчество. Начать обращение можно такими словами, как «Уважаемый», «Дорогой» и другими подобными. В случае, если имя адресата неизвестно или адресатов несколько, обращение пишется во множественном числе. Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Основной текст делового письма следует разделить на три логических части, как показано в Таблице 3.

Таблица 3. Структура основного текста делового письма

Вначале предоставляются все необходимые вводные сведения, обозначаются причина и цель написания письма.

Далее излагается суть вопроса и требования к адресату. Суть вопроса должна быть представлена последовательно и логически.

Затем приводятся аргументы, объяснения и доказательства.

В конце письма подводятся итоги. Излагаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.

7 принципов делового письма

Предложения в письме должны быть краткими, а текст должен соответствовать языковым нормам в отношении лексики, грамматики и синтаксиса.
Слова в тексте размещаются в прямом порядке:
- подлежащее перед сказуемым,
- определение перед определяемым словом,
- приложение после управляющего слова.
Если письмо не является распоряжением, предпочтение следует отдавать пассивным конструкциям. Например, вместо «Правительство утверждает форму» нужно написать «Форма утверждается Правительством».
Следует избегать слов с ярко выраженной эмоциональной окраской. Даже в этикетных письмах такие моменты лучше изложить официальным языком.
Недопустимо использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы и междометия, выражающие личное отношение к написанному, а также сленг и просторечные выражения.
Аббревиатуры и сокращения допустимы, если они общеизвестны и общеприняты.
Если в письме используется узкоспециализированная терминология, необходимо предоставить её объяснение.

Как вести электронную деловую переписку

Деловое письмо, отправляемое по электронной почте, по структуре и содержанию похоже на бумажный документ, но имеет некоторые особенности.

Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным или содержать название организации.
В теме письма важно указать его суть. Это облегчит поиск письма в почтовом ящике. Тема должна быть краткой, ёмкой и недвусмысленной.
Письмо должно быть легко читаемым. Для этого текст необходимо структурировать и отформатировать.
Прикрепите к письму все необходимые приложения и ссылки, обозначив их понятными названиями.
Подписывая письмо, укажите фамилию, имя, должность и название компании.

Чтобы быстро восстановить суть обсуждаемого вопроса, сохраняйте историю переписки.

Смотрите также:

План ФХД 2022: как составить
Три распространённые ошибки малого бизнеса: как удержаться на плаву
Международная транспортная логистика: как составить договор перевозки?

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Деловая переписка: что нужно помнить при написании e-mail

Деловая переписка: что нужно помнить при написании e-mail?

Электронная почта является основным методом деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Создание электронных писем — нелегкая задача, ведь мы лишены главного элемента общения – непосредственной реакции собеседника. Поэтому следует придерживаться формального и уважительного тона, писать грамотно и вежливо. Что еще необходимо помнить при написании e-mail?

Советуем прочитать: Воинский учет в организации в 2024 году: инструкция

Укажите тему письма

Максимально конкретно сформулируйте суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так ваше письмо не затеряется среди множества других, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открытие писем без темы или с неясной темой небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав, и будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это создает впечатление важного письма, а не спама. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где допустим восклицательный знак. Если это не первое письмо за день, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, некорректная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Поэтому в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко и по делу

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строках изложите главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, указывайте желаемый срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Предлагаю провести организационное собрание по практике в пятницу, 26 марта, в 15:00.

У студентов нет занятий.
Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте множества шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цветов. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст в прикрепленном файле, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если нужно обсудить несколько вопросов, для каждого создайте отдельное письмо с отдельной темой, чтобы их легко можно было найти в переписке позже.

Называйте прикрепленные файлы понятно

Файлы следует называть так, чтобы было ясно, о чем они и кто их автор. Это упростит работу всем участникам переписки. Можно продублировать название файла в теме письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@ выглядит гораздо солиднее, чем masha98@.

Подпишите письмо

Самый простой и правильный способ — указать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, уточните у коллег, принято ли в вашей компании указывать дополнительные сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату выражается грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевыми штампами. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам создать репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

#онлайн-обучение
#какписать
#деловойэтикет
#деловаякоммуникация

Дополнительно рекомендуем ознакомиться:

Методы написания учебных и научных трудов
Основы создания конспектов

Советы по деловой переписке для предпринимателей

Деловая переписка часто заменяет личные встречи и совещания, что экономит время. Однако качество письма влияет на отношение сотрудников, коллег и партнёров к отправителю. Чтобы избежать раздражения, сохранить репутацию и соблюдать этикет, важно знать основные правила деловой переписки. Узнайте о них в статье.

Типы деловых писем

Существует несколько типов деловых писем, подходящих для разных случаев. Например, для отклика на вакансию используется сопроводительное письмо, а для выражения недовольства — письменная претензия.

Типы деловых писем:

письма-заказы
письма-претензии
письма-знакомства
гарантийные письма
письма-напоминания
сопроводительные письма

Образцы гарантийного и сопроводительного писем можно найти по ссылке и скачать для примера.

Основные требования к деловому письму

Уважительный тон. В деловой переписке недопустима фамильярность. Если вы знакомы с получателем, можно обращаться по имени. В противном случае — только по имени и отчеству.

Письмо на языке получателя. В случае международной переписки письма пишутся на языке получателя или на английском.

Правильное обращение. При обращении к конкретному человеку, например, генеральному директору, используйте «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. Если обращение к группе людей, например, сотрудникам отдела бухгалтерии, — «вы» пишется с маленькой буквы.

Технические требования к письмам

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Соблюдение ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.

Выбирайте подходящий размер шрифта. Согласно ГОСТ, для деловых писем используют кегль 12, 13 или 14. Чаще всего применяется кегль 12.

ГОСТ разрешает использование меньших шрифтов в таблицах. Например, если основной текст написан 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10.

Выбирайте простой шрифт. Не используйте вычурные или специализированные шрифты. Самый популярный шрифт для деловых писем — Times New Roman.

Учитывайте интервал. Текст письма можно писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Второй вариант более читабельный и визуально приятный.

Структура делового письма

Структура современного делового письма обычно включает 7 элементов. Рассмотрим их в таблице ниже.

Советуем прочитать: Жалоба на руководителя за хамское поведение

Данные отправителя и дата подготовки письма	ИП «Помидоров» от 15.07.2022 г.
Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела	ИП «Огурцов» Директор ул. Строительная, д.83, оф. 5, г. Москва, Тел. (958) 687-46-09
Вступительное обращение	«Уважаемый Александр Алексеевич»
Основной текст — две части	В первой части указываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения
Указание на приложения к письму, если они есть	«Действующий прайс приложен»
Заключение	«С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…»
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.	Помидоров Тел. (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Вот 5 советов, которые помогут сделать ваше деловое письмо более эффективным.

Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать неправильно.

Делите текст на абзацы. Сплошной текст может отпугнуть читателя, и он может не вернуться к письму. Делите текст на смысловые блоки — абзацы. Это делает его более читабельным и помогает лучше усваивать информацию.

Избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчинённых предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими. Длинные предложения затрудняют чтение и восприятие текста. Чем короче предложение, тем легче усваивается его смысл.

❌ Недопустимо

✅ Допустимо

Доброго времени суток, уважаемый участник. Мы вынуждены сообщить Вам, что по причинам, изложенным ниже, мы отказываем Вам в участии в конференции и аннулируем Ваше приглашение. Приносим извинения за доставленные неудобства.

Сергей, добрый день. К сожалению, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции по следующим причинам… Приносим извинения за неудобства.

Избегайте креативных элементов. Заголовки в стиле «Как наша продукция удвоила прибыль строительной компании», эпитеты и восклицательные знаки не подходят для официальных писем. Деловой стиль консервативен.

❌ Креативно	✅ По делу
Привет! Короче, этот день Вы ждали больше всего — мы пришли к Вам с коммерческим предложением. Суетиться не нужно, давайте обсудим условия и подпишем пару бумажек.	КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года Наименование организации «_______________________________________»…Далее следует изложение предложений, указание услуг, сроков, оплаты и условий доставки.

Избегайте канцеляризмов и штампов. Они часто раздражают получателей.

❌ Раздражает	✅ Подходит
Доброго времени суток!	Здравствуйте Добрый день
Будьте так добры отправить заказ до 16.00	Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00

Распространённые ошибки в деловых письмах

Смешивание нескольких тем в одном письме. Важно чётко донести основную мысль. Если объединять в письме несколько тем, например, про новогодний корпоратив и планы по закупке, получатель не поймёт, на что сначала обратить внимание.

Перед написанием письма спросите себя: «О чём мне нужно сообщить?». В начале текста лучше сразу обозначить тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу поймёт основной посыл.

Наличие опечаток в тексте. Офисные программы могут подсказывать ошибки, но на них нельзя полностью полагаться. Они не всегда эффективны.

Если в компании есть корректор, лучше попросить его проверить текст. Если корректора нет, используйте онлайн-сервисы для проверки орфографии, такие как Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы подсвечивают ошибки и предлагают варианты исправлений.

Как проверить своё деловое письмо

В письме присутствуют все необходимые элементы: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контакты.
Письмо посвящено одной теме. Если тем две — нужно написать два отдельных письма.
Тон письма уважительный и без панибратства.
В письме отсутствуют креативные элементы, которые могут быть неправильно поняты, штампы и канцеляризмы.
Письмо оформлено в соответствии с ГОСТ: простой шрифт, размер 12–14, интервал 1,5.
Текст разбит на абзацы, отсутствуют сложные предложения и конструкции.
В письме нет ошибок и опечаток.

Деловое письмо

Составление деловых писем — важная часть работы бизнес-представителей. Такие письма позволяют решать коммерческие вопросы быстро и эффективно.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Виды деловых писем

Деловые письма можно условно разделить на несколько категорий:

письмо-запрос;
письмо-просьба;
письмо-напоминание;
письмо о смене реквизитов;
письмо-коммерческое предложение;
гарантийное письмо;
рекламное письмо;
поздравительное письмо;
благодарственное письмо;
информационное письмо;
письмо-претензия и т.п.

Отдельно выделяются ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и пишутся по определённым правилам.

Кто должен быть автором письма

Все деловые письма обязаны содержать подпись. Письмо может быть составлено любым сотрудником компании, уполномоченным выполнять эту задачу или назначенным распоряжением директора. Обычно эту работу выполняет специалист или руководитель подразделения, который отвечает за данную тему. Независимо от того, кто составляет письмо, его обязательно нужно передать на утверждение руководителю, так как оно представляет компанию.

Основные правила составления деловых писем

Все деловые письма должны касаться исключительно деятельности компании или связанных с ней обстоятельств. Независимо от содержания, они должны соответствовать определённым требованиям.

Прежде всего, это определённая структура. В письме всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое обращение (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

К письму могут быть приложены дополнительные документы, фото и видеоматериалы, и это должно быть отражено в основном тексте.

Письмо можно оформить как на стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке компании. Предпочтительнее использовать фирменный бланк, так как на нём уже напечатаны реквизиты компании, и письмо выглядит более официально. Письмо можно написать вручную (особенно красиво смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком) или напечатать на компьютере (что удобно, если нужно сделать несколько копий).

Письмо обязательно должно быть подписано, но штамповать его необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использования печатей в своей деятельности.

Перед отправкой письмо, при необходимости, регистрируется в журнале исходящей документации, где ему присваивается номер и указывается дата отправки.

На что обратить внимание при написании письма

При написании письма важно тщательно следить за орфографией, соблюдать нормы и правила русского языка в отношении лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на грамотность и оформление мыслей в письме.

Советуем прочитать: Как получить ипотеку без подтверждённого дохода? Советы специалистов

Необходимо помнить, что исследования показывают: люди не готовы тратить более одной минуты на прочтение подобных писем.

Письмо должно быть написано корректно, кратко и по существу, без лишних деталей. Каждая новая тема должна быть оформлена отдельным абзацем, которые, при необходимости, следует разбивать на пункты. Краткость и четкость письма показывают получателю, что автор ценит его время. В данном случае поговорка «краткость — сестра таланта» весьма уместна.

Чего избегать в деловом письме

В деловых письмах недопустимы развязный или фривольный тон, а также чрезмерно сухой текст и банальные «штампы». Следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной только узкому кругу специалистов.

Письмо не должно содержать непроверенные, недостоверные или заведомо ложные сведения.

Необходимо учитывать, что такие письма не только являются частью рутинной деловой переписки, но и часто относятся к официальным документам, которые могут приобрести юридическую значимость.

Как отправить письмо

Любое официальное письмо можно отправить несколькими способами.

Первый и самый современный способ — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, позволяет отправить практически неограниченный объем информации. Минус в том, что письмо может затеряться или попасть в папку «Спам» при большом количестве почты у адресата, поэтому желательно удостовериться в его получении (например, через телефонный звонок).
Второй способ: традиционная пересылка через Почту России. Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы гарантировать доставку письма адресату. Этот способ обычно применяется при отправке оригиналов документов, писем с живыми подписями и печатями.
Также можно отправить письмо через факс или мессенджеры, если отношения между партнерами достаточно близкие и допускают такой формат переписки.

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обычно трехчастна. Первая часть — вводная (зачин), вторая часть — основная, информативная, третья часть — заключительная, которая резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может быть следующей:

• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в отдельный аспект необходимо, так как по каждой просьбе или предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных событиях или фактах (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть описывает желаемые или предполагаемые события.

Многоаспектное письмо состоит из последовательно повторяющихся содержательных аспектов, оформленных в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.

Стандартные выражения деловой переписки

Первая часть любого письма (аспекта) включает мотивацию, объясняющую причины составления текста.

Типовые выражения, указывающие на причину
• Из-за задержки оплаты.
• В связи с отсутствием счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее достигнутым договоренностям.
• Из-за задержки в получении груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая снижение производственных показателей.
• С учетом социальной значимости объекта.

При ссылках
• Ссылаясь на Ваше письмо от.
• В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Опираясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• В соответствии с протоколом о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель
• В целях скорейшего решения вопроса.
• Для выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях обеспечения безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют типовым речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарим, выражаем надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнования;
• сообщения: сообщаем, информируем Вас, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываем, постановляем, настаиваем, просим, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

В деловых письмах и других типах документов сочетаемость слов стандартизована:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, повышается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.