Кроме того, процесс аннулирования можно инициировать в открытом документе. При выявлении ошибки необходимо нажать на кнопку «Аннулировать».

Как отозвать непринятый документ

Отмена возможна исключительно для документов, которые уже подписаны (приняты). В случае обнаружения ошибок или несогласия с какими-либо пунктами, получателю достаточно не подписывать документ, чтобы он оставался непринятым.

Для этого необходимо открыть меню документа в папке «Входящие», нажав на три точки, и выбрать пункт «Отказать в подписи».

Удалить документ может также отправитель, если он нашел ошибки, и контрагент еще не подписал его.

Как законно отменить действие электронного документа в кадровом ЭДО

Имеет опыт работы бухгалтером более 12 лет, аттестован как главный бухгалтер коммерческой организации. С 2021 года является членом Института профессиональных бухгалтеров (ИБП). С 2021 года также работает экспертом и автором материалов компании СКБ Контур.

В этой статье рассмотрим особенности работы с электронными документами в кадровом документообороте и законные способы их отмены.

Особенности работы с электронными документами

Кадровый электронный документооборот регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Требования к составу и форматам электронных документов установлены Приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.

Любые кадровые документы могут быть переведены в электронный вид, за исключением следующих (ч. 3 ст 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 12.01.23 № 14-6/ООГ-97):

акты о несчастных случаях на производстве;
приказы и распоряжения об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Электронные документы заверяются электронной подписью, необходимой всем участникам ЭДО. В КЭДО работник может использовать различные виды подписей (ст. 22.3 ТК РФ):

простая электронная подпись (ПЭП), если в соглашении определены способы идентификации автора и требования к конфиденциальности;
усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), проверка которой определяется соглашением;
усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работодатель может использовать только последние три вида подписей. Чаще всего сотрудники выпускают и применяют УНЭП.

Важно. Документы, оформленные в электронном виде, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, если они оформлены и подписаны в соответствии с законодательством.

Порядок ведения электронного документооборота в компании определяется локальным актом с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации. Законодательство не устанавливает сроки ознакомления и подписания документов, эти сроки нужно закрепить в положении о порядке ведения ЭДО. Также необходимо указать порядок инструктажа работников по ведению КЭДО и случаи, когда кадровые документы оформляются в бумажном виде (ст. 22.2 ТК РФ).

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Работник направил заявление об увольнении по электронке: как реагировать >>>

Как отменить действие электронного документа: аннулировать или удалить

Существует два способа отмены действия электронного документа.

Первый способ. Аннулирование электронного кадрового документа. Это аналогично аннулированию бумажного документа — лишение его юридической силы. Подтверждением того, что документ больше не имеет юридической силы, является соглашение между сторонами трудового договора. Работник и работодатель согласовывают процесс аннулирования: это возможно, когда документ прошел все стадии согласования и уже подписан. Любой участник документооборота может отказаться от аннулирования.

Второй способ. Удаление документа. Удаление не ведет к аннулированию документа. Изменение условий трудовых отношений в большинстве случаев возможно только по соглашению сторон. Если такое соглашение достигнуто, удалить его нельзя, так как вторая сторона может не согласиться с этим решением.

Поэтому удалить можно только черновик или неподписанный документ. Исправить ошибочный кадровый документ можно, создав новый, который отменяет действие предыдущего (если такой документ предусмотрен перечнем переведенных в КЭДО).

Пример. Сотрудник кадровой службы создал и подписал кадровый документ, но обнаружил ошибку в дате. До того, как документ подпишет вторая сторона, его можно удалить и создать новый с правильной датой. Если работник уже подписал документ, правильнее будет его аннулировать.

Законодательно ни эти определения, ни сами процедуры не закреплены. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, аннулирование применяется в отношении трудового договора: в случае, если работник должен приступить к выполнению своих обязанностей с даты, определенной в трудовом договоре. Если работник не сделал этого, работодатель имеет право аннулировать трудовой договор (ч. 4 ст. 61 ТК РФ).

Советуем прочитать: Как получить официальную выписку ЕГРН из Росреестра на квартиру: инструкция, места и стоимость

Часто ошибки в кадровых документах становятся причиной возникновения споров. Например, работник подал в суд иск о взыскании недоплаты. Выяснилось, что в трудовом договоре был указан оклад без учета районного коэффициента и надбавок. Суд удовлетворил иск, отвергнув доводы работодателя о технической ошибке, из-за которой размер оплаты труда сразу был указан с учетом коэффициента и надбавок (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 16.11.2020 № 88-16778/2020 по делу № 2-25/2020).

В данной ситуации, удаление трудового договора в КЭДО, несмотря на явную ошибку кадровой службы, не привело бы к желаемому результату — аннулированию спорного условия.

Как правило, исправление ошибок в электронных кадровых документах не вызывает разногласий между сотрудником и работодателем. Однако, исходя из судебной практики трудовых споров, суды чаще встают на сторону работников, считая их более уязвимыми участниками трудовых отношений. Поэтому безопаснее аннулировать подписанные обеими сторонами документы по согласованию. А удалять следует только те, которые не имеют юридической силы.

Материалы и инструкции, которые пригодятся в работе HR-а

Аннулирование документов в ЭДО

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

В этой статье:

Аннулирование в ЭДО
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Вопрос-ответ

Аннулирование в ЭДО

В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.

С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:

Отправили счет-фактуру, акт, УПД или неформализованный документ, а контрагент не успел его подписать. В этом случае достаточно отозвать документ, что приведет к аннулированию в одностороннем порядке.
Если документ вступил в силу (подписан обеими сторонами), необходимо оформить соглашение:
- инициатор формирует заявку;
- контрагент подтверждает операцию.
Используйте ЭДО через Диадок

Отправляйте документы онлайн, не посещая почту

Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
- при наличии электронной подписи;
- для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
  - накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
  - неформализованные документы с обеими подписями;
  - неформализованные документы без запроса подписи получателя.
Система автоматически создает соглашение об аннулировании. Для этого нужно создать запрос на аннулирование и получить подпись второй стороны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не потребуется, как это бывает при бумажном документообороте.

Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
1. Выберите нужный документ (или несколько).
2. Нажмите на кнопку «Запросить аннулирование».
1. Отобразится пустое поле. Введите в него причину аннулирования.
2. Подтвердите действие.
Если кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, это, вероятно, означает, что не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата можно будет подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрос на аннулирование будет отправлен второй стороне для подтверждения.

Как подтвердить или отменить аннулирование

Контрагент прислал запрос на аннулирование в системе ЭДО. Вы можете ответить на него, либо подтвердив, либо отказав.
Последовательность действий в случае подтверждения:
1. Выберите и откройте необходимый файл.
2. Нажмите на кнопку «Аннулировать».
1. Выберите «Подписать и отправить контрагенту».
Если не согласны с запросом контрагента:
1. Найдите документ.
2. Нажмите на кнопку «Отказать».
3. Появится поле, в котором необходимо указать причину отказа и подтвердить своё решение.
Если кнопки не активны, скорее всего, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите действия.

Аннулирование для ЭДО в роуминге

Признание электронного документа недействительным в роуминге может быть сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.

Когда в системе напротив документа отсутствует кнопка «Аннулировать», контрагентам следует проанализировать текущий статус документооборота и внутри организации решить, как признать подписанные документы недействительными.

Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Важно, чтобы оно соответствовало требованиям законодательства России. Это можно сделать как в бумажной, так и в электронной форме.

Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому необходимо зафиксировать договоренность сторон письменно.

Вопрос-ответ

Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?

Инициатор может аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент его еще не подписал. В других случаях понадобится ждать подтверждение от контрагента.

Как законодательство регулирует аннулирование документов?

В настоящее время нет нормативных актов, регулирующих эту процедуру. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.

Сколько раз можно запросить аннулирование документа?

Если контрагент отклонил запрос, его можно повторить. Технически отправка повторных запросов в Диадоке не ограничена. Однако после подтверждения аннулирования контрагентом, документ теряет юридическую силу и отправить запрос уже не получится.

Как аннулировать неправильный электронный первичный документ в 1С

Как аннулировать неправильный электронный первичный документ в 1С

На практике часто обнаруживаются нестыковки, ошибки и неточности в уже готовых и соответствующим образом подписанных учетных документах. Это происходит и в электронном документообороте. В таких случаях иногда недостаточно просто исправить ошибки, требуется удалить документ полностью.

На практике часто обнаруживаются нестыковки в уже готовых и подписанных учетных документах, ошибки, неточности. Это также встречается в электронном документообороте. В таких случаях иногда недостаточно просто исправить ошибки, требуется удалить документ полностью, особенно если он был отправлен не тому партнеру или если факт хозяйственной жизни был оформлен несколькими документами. В этом случае возникает необходимость лишить неверный документ юридической силы. Процедура аннулирования всегда инициируется стороной, заметившей ошибку.

Мы описали порядок действий по аннулированию первичных учетных документов в «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0), независимо от инициатора.

Основные особенности аннулирования ЭПД

Согласно ч. 7 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 19 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н) исправления в ЭПД допускаются при условии указания:
- даты на момент исправления;
- ФИО сотрудников, внесших правки;
- подписи сотрудников.
В п. 20 ФСБУ 27/2021 указано, что исправление ЭПД возможно путем замены его на другой (исправленный) документ с указанием вышеописанных реквизитов. Однако новый ЭПД должен содержать запись, что он составлен вместо исходного, а использование исходного документа отдельно от нового не допускается. Иногда возникает необходимость полностью удалить документ, особенно если он был отправлен не тому партнеру.

Юридически процесс признания документа ошибочным не регламентирован. Нормативных актов, предусматривающих аннулирование такого документа, нет.

Для бумажных вариантов есть два пути: партнеры составляют правильный документ, а ошибочный уничтожается; либо составляется соглашение о недействительности и в случае продолжения отношений заключают новый.

Такие же действия применимы и для электронного документооборота. Но физически уничтожить ЭПД невозможно. Поэтому создание нового документа, фиксирующего согласие на признание исходного аннулированным, является более надежным способом замены. В этом случае документ юридически считается недействительным, но не уничтоженным.

Процедура аннулирования ЭПД по инициативе продавца

Для того чтобы отменить ошибочный документ, действия в программе выполняют оба партнера, но первыми шаги предпринимает продавец.

Процесс аннулирования ЭПД продавцом

Отмена ЭПД производится из режима просмотра. Для этого необходимо:
- открыть ЭПД через учетную систему Реализация (это можно сделать через просмотр или через пункт «Состояние ЭДО»);
- в выпадающем меню команд выбрать «Другие действия», затем «Аннулировать».
После этого появится окно, где нужно указать причины (ошибки), которые обосновывают необходимость аннулирования документа. Далее следует нажать кнопку «Аннулировать».

Система направляет покупателю предложение аннулировать документ с указанием причин, а у продавца появляется статус-ссылка ожидания подтверждения (в строке «Состояние ЭДО»). Неверный документ автоматически перемещается у продавца в папку «На контроле».

Если покупатель соглашается на аннулирование в системе, процедура завершается автоматически, документ признается недействительным. У продавца он удаляется из папки «На контроле», а в строке «Состояние ЭДО» появляется статус-ссылка «Аннулирован». Предложение должно содержать данные и подписи обеих сторон, чтобы считаться принятым, а исходный ЭПД утратил силу.

Если предложение отклонено, продавец получает Уведомление об уточнении от покупателя. Его можно найти, перейдя по следующим командам: «Администрирование» — «Сервис», «Руководителю» — «Сервис», «Продажи» — «Сервис».

В этом случае у продавца появляется статус-ссылка «Завершен», что свидетельствует о возврате документа в состояние, в котором он находился до запуска процедуры аннулирования. ЭПД снова считается юридически действительным. В уведомлении указывается причина отклонения, которую можно увидеть через форму просмотра.

Процесс аннулирования ЭПД покупателем

Покупатель получает электронное предложение аннулировать ошибочный документ. Ошибочный документ помещается в папку «Аннулировать». При просмотре в системе отображается статус-ссылка «Требуется подтвердить аннулирование».

Причину можно узнать через просмотр Предложения, обоснования будут указаны именно там. Продавец может выразить согласие или несогласие с полученным предложением.

В случае согласия это подтверждается через команду «Согласиться». Команда также будет отображаться при просмотре уведомления. Появится статус-ссылка «Аннулирован», документ утратит юридическую силу, а факт взаимного согласия будет отражен в Предложении с подписями и данными продавца и покупателя.

В случае несогласия продавец:
- выбирает команду «Не согласиться»;
- описывает причину;
- выбирает команду «Отклонить аннулирование».
Далее программа автоматически сформирует «Уведомление об уточнении». В нем будет указана причина несогласия. Этот документ подписывается ЭЦП и направляется второй стороне. Теперь в строке «Состояние ЭДО» отобразится гиперссылка «Завершен». Это означает, что первичный документ остается действующим и сохраняет юридическую силу.
Советуем ознакомиться: