Какова роль секретаря руководителя при работе с корреспонденцией и информацией с грифом «ДСП» и зачем нужен допуск к секретной информации в этом процессе?

| Валерий, Москва

2022-10-23

Категория: Трудовое право

221 1

Ответы юристов (1)

Казаков Валентин

Казаков Валентин Юрист,
Москва На сайте: 1840 дней

Ответов: 2698 Рейтинг: 8

Здравствуйте. Согласно Закону Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне», информация может иметь грифы «Секретно», «Совершенно секретно» или «Особой важности». Для доступа к такой информации необходимо оформление соответствующего допуска. Однако, для информации с грифом «ДСП» (Для служебного пользования) таких требований нет. Поэтому секретарю руководителя не требуется специальный допуск для работы с корреспонденцией и информацией, отмеченной грифом «ДСП».

#952366 2022-10-23 22:23:16

Казаков Валентин Юрист,
Москва На сайте: 1840 дней

Ответов: 2698 Рейтинг: 8

Для решения подобных вопросов необходимо ознакомиться с требованиями к работе с информацией, отмеченной грифом «ДСП», в вашей организации. Основные нормативные акты, регулирующие эту деятельность, включают:

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Указ Президента Российской Федерации «О мерах по усилению государственной политики в области защиты конфиденциальной информации».
Приказы ФСБ России «О порядке допуска к сведениям, составляющим государственную тайну», устанавливающие порядок выдачи допусков к работе с секретной информацией.

Если ваша организация является федеральным органом государственной власти или работает с государственной тайной, секретарю потребуется допуск к секретной информации. Если же организация не работает с государственной тайной, требования по допуску к информации с грифом «ДСП» могут не применяться. Каждая ситуация требует анализа документов и правовых норм, регулирующих работу с информацией в вашей организации.

#1058556 2022-10-23 22:23:16

Казаков Валентин Юрист,
Москва На сайте: 1840 дней

Ответов: 2698 Рейтинг: 8

Согласно ст. 7 Федерального закона от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне», секретарь руководителя должен иметь допуск к сведениям, относящимся к государственной тайне, если его должностные обязанности включают работу с такой информацией. Кроме того, статья 13 данного закона устанавливает требования к лицам, имеющим доступ к государственной тайне, включая порядок получения, хранения и использования таких сведений.

#1162601 2022-10-23 22:23:16

В работе Бесплатный

Горячая линия

БЕСПЛАТНАЯ консультация! Звоните!

Москва, МО, Россия

Консультируйтесь с юристом онлайн

Задайте вопрос прямо сейчас, и его увидят сотни профессионалов со всей России. Первый ответ вы получите уже через 15 минут! Юридическая помощь предоставляется на бесплатной и платной основе.

Услуги юристов

Успешная юридическая помощь поможет:

аннулировать супружеские права и обязанности за весь период брака;
разделить имущество по гражданско-правовым нормам, а не по семейному праву;
вернуть все выплаченные алименты (если один из супругов их платил другому).
правильно составить коллективный иск;
выбрать инстанцию для подачи иска;
собрать доказательную базу для удовлетворения иска.

Планируется обновление правил работы с документами для служебного пользования

На общественное обсуждение вынесен проект документа, который заменит действующее Положение о порядке работы с информацией для служебного пользования. Основное нововведение: будут установлены правила работы с электронными документами с грифом «Для служебного пользования». Также предусмотрены другие изменения.

На кого распространятся новые правила

Федеральные органы государственной власти, госкорпорации и подведомственные учреждения и организации будут использовать данное положение. Органы государственной власти субъектов, другие госорганы, государственные внебюджетные фонды и организации, выполняющие публично значимые функции, также рекомендуется применять это положение.

Обязанности руководителя организации

определение категорий должностных лиц, работающих с ограниченной служебной информацией;
определение категорий должностных лиц, обеспечивающих обращение с документами ДСП;
установление внутреннего порядка обращения с документами ДСП;
организация защиты ограниченной служебной информации.

Процедуры обращения с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами, который будет включать процедуры создания, передачи, приема, использования, хранения, уничтожения документов и прочее.

В порядке необходимо предусмотреть правила обращения с документами ДСП как в бумажной, так и в электронной форме.

Создание документов ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить уникальный номер. Документ должен иметь учетную форму. В дополнение к обязательным реквизитам делопроизводства каждый экземпляр должен содержать следующие реквизиты:

гриф «ДСП»;
номер экземпляра документа;
информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

о количестве оригинальных экземпляров;
порядковом номере оригинального экземпляра;
дате создания оригинального экземпляра;
о создавшем его лице (фамилия, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа необходимо включать:

номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого он был снят;
порядковый номер оригинального экземпляра;
дату создания тиражного экземпляра;
фамилию, имя, отчество лица, создавшего документ.

Передача экземпляров документов

В учетных формах, передаваемых вместе с экземплярами документов, фиксируются факт передачи, адресат, передавшее и принимающее лицо. На передачу необходимо согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).

защита информации от несанкционированного доступа;
гарантированная доставка;
контроль целостности.

Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.

Бумажные документы могут быть переданы фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами, либо непосредственно в руки получателю.

Прием экземпляров документов

Прием документов необходимо зафиксировать в учетной форме. Принимающая сторона должна подтвердить получение документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.

Советуем прочитать: Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.

Документы ДСП учитываются отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляется гриф «ДСП».

В случае отказа в регистрации принятого экземпляра, его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт фиксируется в учетной форме и в уведомлении отправителю.

Использование экземпляров документов

Использовать экземпляры можно только с разрешения уполномоченного лица.

Каждый факт использования фиксируется в учетной форме с указанием даты, времени и информации о работнике, которому был передан документ.

Хранение экземпляров документов

Исполненные экземпляры группируются в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делается запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляется гриф «ДСП».

При смене ответственного лица за хранение экземпляров документов составляется акт приема-передачи, утвержденный руководителем организации.

Документы в электронной форме хранятся в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.

Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносятся в учетные формы и оформляются актом. Периодичность проверки составляет не менее одного раза в год, а в крупных архивах — не реже одного раза в пять лет.

В случае потери дел или экземпляров документов либо разглашения сведений ограниченного доступа формируется специальная комиссия. Она фиксирует происшествие и вносит соответствующие записи в учетные документы. Потерянные или раскрытые документы постоянного хранения направляются в архив.

Процедура уничтожения документов

Для уничтожения неактуальных дел и копий документов составляется акт. Учетные формы сохраняются, в них делается пометка с указанием на акт.

Как снять ограничение на доступ к документу

Решение о снятии грифа «ДСП» принимает уполномоченное лицо. Это решение отражается в учетной форме.

Необходимо внести соответствующие записи и пометки на документах, а также в электронной системе документооборота.

При снятии грифа с бумажного документа следует зачеркнуть данные грифа на всех копиях, указать дату и номер решения о снятии, а также подпись уполномоченного лица с указанием его должности, фамилии и инициалов. Если гриф снимается с электронного документа, необходимо создать новый файл, а старый удалить.

Причины наказания сотрудников

Сотрудников могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за утечку конфиденциальной информации и нарушение правил обращения с документами, как указано сейчас, но и за использование служебной информации в личных или корыстных целях.

Порядок работы с документами ограниченного доступа (ДСП) и требования постановления Правительства РФ № 1006 от 02.08.2019

Дата последнего обновления: 08.12.2023

Положения документа № 1006, подписанного Правительством РФ 02.08.2019 года, подчеркивают важность сведений о безопасности от террористических угроз. Эти данные считаются ограниченными и требуют соответствующей защиты в соответствии с законами Российской Федерации.

В первую очередь, такую информацию содержат «акт обследования и категорирования» и «паспорт безопасности».

Согласно пункту 32 данного постановления, контроль за соблюдением требований возложен на Министерство просвещения, органы исполнительной власти субъектов РФ и местное самоуправление, а также на учреждения, осуществляющие функции учредителей образовательных организаций. Именно они определяют порядок выполнения требований в соответствии с законодательством РФ.

Важно отметить, что при утверждении данного постановления Правительство РФ поручило Минпросвещения подготовить методические рекомендации по обеспечению безопасности объектов. Эти рекомендации включают в себя разработку внутреннего приказа по учету и хранению паспортов безопасности, их актуализации и распространению информации из них.

Вопрос о необходимости специального удостоверения для работы с ограниченной информацией регулируется ведомственными нормативными актами. Например, приказом Минобразования от 30 декабря 2010 года устанавливаются правила обращения с документами ограниченного доступа.

Следует также отметить, что выполнение требований, изложенных в разделе 22 постановления, требует обучения и переобучения персонала по работе с ограниченной информацией, содержащейся в паспортах безопасности и других документах.

С учётом всех вышеперечисленных правовых актов, дополнительных локальных актов могут устанавливать специфические требования к работе с такой информацией. Поэтому всегда рекомендуется уточнять их наличие в соответствующих управленческих органах.

Получите профессиональное образование в сфере антитеррористической безопасности и получите диплом Начать обучение

Пройдите курсы повышения квалификации по антитеррористической защите и получите удостоверение Начать обучение

Авторское право: Учебный центр «Академия Безопасности»
Вся информация, представленная на этом ресурсе, является собственностью его владельца и авторов материалов. Использование контента, в том числе его частичное или полное воспроизведение, разрешается только при обязательном указании источника (ЧОУ ДПО «УЦ «Академия Безопасности») и включении активной гиперссылки на сайт в формате: «источник: ab-dpo.ru», а также при сохранении всех активных ссылок, указанных в материалах. Запрещено использование электронных адресов, опубликованных на сайте, для сбора в базы данных и осуществления незаконной рассылки спама.

Другие Публикации из Раздела

ДРУГИЕ Статьи РАЗДЕЛА Повышение Антитеррористической Защищённости

Данная статья анализирует тему оборудования спортивных сооружений инженерными преградами для гарантирования защиты от террористических угроз. Подробно рассматриваются методы выполнения условий, предложенных членами межведомственной комиссии, согласно решению Национального антитеррористического комитета и прочим нормативным актам Российской Федерации. Кроме того, освещаются вопросы непонимания и неправильного толкования требований комиссии, а также предлагаются рекомендации по разъяснению способов выполнения этих требований для обеспечения эффективной защиты спортивных объектов.

Советуем прочитать: Как клиника может перейти на новую МИС без утраты исторических данных. Пример медицинского центра «Менуа»

В нашем обзоре мы рассмотрим вопросы обучения сотрудников социальной сферы в контексте обеспечения безопасности от террористических угроз.

Процедура проведения инструктажей по антитеррористической безопасности объектов отдыха и оздоровления детей

Классификация уровней секретности документов

Под уровнями секретности документов понимается их распределение по степени раскрытия. Секретное делопроизводство – это весьма рискованная деятельность, требующая глубоких знаний в этой области. Важно знать уровни секретности документов и правила, по которым определяется, является ли документ секретным.

В этой статье вы узнаете:

что такое секретные документы,
уровни секретности документов,
особенности определения секретности документов,
изменение уровня секретности документов.

Секретные документы содержат конфиденциальные данные. Что же такое тайна? Это информация, которую запрещено разглашать и которая относится к данной категории сведений. Обычно она хранится в секрете определенный период: пока имеет значение для государства или ведомства. Затем такие данные могут быть опубликованы или уничтожены без разглашения.

Уровни секретности документов

Детальная информация о документах с грифом «Секретно» изложена в Законе РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне». Согласно этому закону, документы, содержащие государственную тайну и подлежащие охране, могут относиться к одному из трех грифов (или уровней секретности):

«Особой важности»,
«Совершенно секретно»,
«Секретно».

Рассмотрим более подробно каждый из этих уровней (грифов) и определим, какая именно документация к ним относится.

1. Уровень секретности «Особой важности». Этот гриф присваивается документам высшей степени секретности. Данные в них представляют серьезную угрозу для страны и государственных интересов при их раскрытии. Поэтому документы с грифом «Особой важности» строго охраняются.

2. Уровень секретности «Совершенно секретно». Этот гриф присваивается документам, содержащим государственную тайну. Порядок работы с такой информацией четко регламентируется законодательством.

3. Уровень секретности «Для служебного пользования». Этот гриф не является статусом секретности, но доступ к служебной информации разрешен только сотрудникам организации. Бесконтрольное использование запрещено.

Государственная тайна включает информацию в военной сфере, а также в областях экономики, науки, техники, внешней политики, разведки и борьбы с терроризмом. Засекречивание носителя осуществляется специалистами, от квалификации которых и знания законодательства зависит сохранность секретных данных. Контроль над установлением уровня секретности документа осуществляет должностное лицо, подписавшее документ. Оно вместе с исполнителем несет ответственность за правильное присвоение грифа секретности. Если в документе содержатся данные разных уровней секретности, он получает гриф по высшей степени из них.

Как определяется уровень секретности документов: основные правила

Правильное определение уровня секретности и сохранение государственной тайны возможно только при системном подходе. Поэтому необходимо соблюдать ряд правил. Недопустимо самовольство в этой области, иначе возникнут проблемы в работе с документами или утечка важной информации. Рассмотрим основные правила.

1. Правило системного подхода к определению уровня секретности документов. Основная идея этого принципа – учет общей проблемы засекречивания. Нужно учитывать двойственность: с одной стороны, стремление к надежной защите государственной тайны, с другой – недопустимость необоснованного и массового засекречивания данных. Поэтому нельзя как завышать, так и занижать уровень секретности. Следует избегать крайностей.

2. Правило объективности при присвоении грифа секретности. Существует перечень сведений, подлежащих засекречиванию, на который необходимо опираться в работе. Субъективный подход недопустим.

3. Правило минимизации объема секретных данных в документации. В отдельной документации должны содержаться только те секретные сведения, которые строго необходимы для решения конкретного вопроса.

4. Правило регулярного пересмотра уровня секретности документов. Со временем уровень секретности может уменьшиться или полностью исчезнуть, поэтому возникает необходимость периодического пересмотра секретности.

Как изменяется уровень секретности документов?

Как уже упоминалось, уровень секретности документов определяется согласно Перечню сведений, подлежащих засекречиванию. В этом перечне указаны данные, разделенные по различным направлениям деятельности. Доступ к этим документам регулируется законодательством РФ и нормативными актами в данной области.

Закон требует, чтобы рассекречивание документов происходило не позже чем через тридцать лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны могут оставаться секретными более длительное время.

Снижение уровня секретности или полное рассекречивание проводится специальными комиссиями, состоящими из компетентных лиц. Члены комиссий назначаются руководством, и комиссии составляют акты с подробным обоснованием причин рассекречивания или снижения уровня секретности.

Руководство имеет право изменять гриф секретности, засекречивать и рассекречивать документы, созданные в конкретной компании. Уничтожение секретной документации осуществляется строго в соответствии с нормативно-правовыми актами по секретному делопроизводству и перечнем документов с установленными сроками хранения.

Рекомендуемые материалы по теме:

Подборки образцов от Системы Кадры, полезные для любой компании:

Образцы положений на все случаи жизни
От обязательных, таких как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, до необязательных, но полезных, например, Положение о дистанционной работе, об архиве, о коммерческой тайне и другие.
Большая подборка образцов журналов учёта
От тех, которые должны быть в каждой компании, например, журнал регистрации несчастных случаев, до специфических, таких как журнал учёта корреспонденции, выдачи доверенностей и копий трудовых книжек.
Образцы инструкций по охране труда
Готовые образцы типовых инструкций по охране труда для специалистов различных должностей, работающих в разных условиях. Все инструкции составлены с учетом приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н.
Образцы должностных инструкций для специалистов различных должностей
Собраны образцы более 20 000 готовых инструкций для типовых и уникальных должностей, с учётом профессиональных стандартов и без них.
Образцы заявлений на все случаи жизни
Шаблоны и образцы заявлений, полезные как для работников, так и для кадровиков. Включают заявления, которые необходимы всем, например, о приёме, отпуске, увольнении, а также редкие, такие как заявления о переводе, материальной помощи или выдаче конкретной справки.

Советуем прочитать: Как найти информацию о семейном положении на Госуслугах

В Системе Кадры вы найдете образцы самых популярных писем с подсказками по их составлению от экспертов по делопроизводству:

Документы с грифом «Для служебного пользования»

Какие документы относятся к документам «Для служебного пользования»?

Ответ

Документы с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») не содержат сведений, составляющих государственную тайну. В соответствии с частью второй статьи 8 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие им грифы: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации Скачать

Понятие пометки «Для служебного пользования» («ДСП») установлено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233. Данное постановление утверждает Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности (далее – Положение).

Как доказать, что сотрудник разглашает коммерческую тайну или персональные данные? Как уволить за такие нарушения? Эксперты журнала «Справочник кадровика» поделились методиками, как доказать умышленное разглашение конфиденциальной информации сотрудником и заставить его возместить материальный ущерб.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, когда ограничения на распространение обусловлены служебной необходимостью, а также информация, поступившая в организации, доступ к которой ограничен согласно федеральным законам.

Что руководитель потребует от кадровика при введении или изменении Положения о коммерческой тайне

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены (п. 1.3 Положения):

законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;
информация, содержащаяся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством РФ).

Образцы главных кадровых документов в 2023 году

Скачайте бесплатно и используйте в работе

Трудовой договор с работником
Приказ о приеме на работу
Приказ об увольнении по собственному желанию
Правила внутреннего трудового распорядка 2023
Образец заполнения нового отчета ЕФС-1

Руководитель федерального органа исполнительной власти или уполномоченного органа в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения («ДСП»);
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения («ДСП»), несут персональную ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 Положения.

Новые требования к кадровикам и новые обязанности

В программе собраны все изменения в работе специалистов за 2023-2024 год: по отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету, оформлению льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.

Возьмите демо-доступ и попробуйте учиться три дня бесплатно.

Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению без санкции соответствующего должностного лица.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения («ДСП»), а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.