В ходе работы иногда возникает потребность в перераспределении обязанностей между сотрудниками, особенно когда кто-то уходит в отпуск. Переложить обязанности на коллегу без оформления нельзя: требуется официальная документация. Как временно перераспределить обязанности отсутствующего сотрудника и как правильно оплачивать эту работу, узнаете из статьи.

Еще больше кадровых документов и экспертных разъяснений можно найти в экосистеме «Кадровый обзор».

Когда необходимо перераспределение обязанностей

Приведем случаи, когда требуется оформление дополнительной работы для сотрудников. Перераспределение обязанностей нужно при:

• отсутствии ключевого работника. Сотрудник может уйти в отпуск, декрет, на больничный или в длительную командировку. Если его присутствие критично для рабочих процессов, обязанности придется временно переложить на коллегу;
• наличии вакантной должности. Если подходящего работника найти сразу не удается, может потребоваться временное перераспределение обязанностей. Это возможно в рамках совмещения или расширения зон обслуживания без отрыва от основной работы;
• отсутствии обязательной должности в штатном расписании. Это касается внедрения систем охраны труда или ведения воинского учета. Эти функции можно поручить подходящим сотрудникам, чаще всего специалисту по кадрам, если в штате нет должностей специалиста по охране труда или по ведению воинского учета.

Распоряжение о перераспределении обязанностей по охране труда можно скачать здесь.

Не всегда можно перераспределить обязанности. Например, нельзя:

• передавать обязанности женщине (в том числе беременной), если они связаны с физической работой с тяжестями (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
• добавлять дополнительную работу вахтовым методом несовершеннолетним, беременным или матерям детей до трех лет (ст. 298 ТК РФ);
• перекладывать обязанности на сотрудника, у которого и основная, и дополнительная работа связана с опасными и/или вредными условиями труда (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Способы перераспределения других видов работ на сотрудника можно узнать в нашей статье.

Обратите внимание! Перераспределение обязанностей обычно подразумевает временное совмещение или увеличение объема работ (если у замещающего работника та же должность) без отрыва от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Срок исполнения обязанностей совпадает со временем отсутствия основного сотрудника. В некоторых случаях перераспределение обязанностей оформляют как внутреннее совместительство, если объем дополнительных задач значителен или замещаемого сотрудника не будет длительное время.

Перераспределение обязанностей: алгоритм

Рассмотрим типичную ситуацию, когда нужно работать за коллегу, ушедшего в отпуск или на больничный. Чтобы при перераспределении обязанностей не допустить ошибок в документах, действуйте по следующему алгоритму:

1. Уведомление и согласование. Обсудите с сотрудником, который временно будет выполнять дополнительные обязанности, и получите его согласие на больший объем работы. Согласно статье 60.2 ТК РФ, нужно получить письменное согласие. Для этого подготовьте уведомление с указанием причины и срока перераспределения обязанностей.

2. Документооборот. Включите в внутреннюю документацию (например, в «Правила внутреннего распорядка») пункт о временном перераспределении обязанностей. Оформите допсоглашение к трудовому договору с сотрудником: укажите перечень обязанностей и сроки замещения. Можно указать конкретный период или общую формулировку типа «эти обязанности возлагаются на период отсутствия сотрудника ФИО в связи с его отпуском».

3. Дополнительная оплата. Укажите размер вознаграждения за этот период (ст. 151 ТК РФ) и зафиксируйте это документально. Доплата обязательна при всех видах внутренних совмещений и может быть в фиксированном размере или в процентном соотношении от оклада. Невыплата доплаты может привести к предупреждению или штрафу до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если требуется замещать директора на период его отсутствия, следует учитывать некоторые важные моменты:

1. Проверьте устав компании. В нем часто прописан порядок замены руководителя и указаны лица, которые могут выполнять его функции.
2. У заместителей генерального директора может быть указана обязанность замещать директора в их трудовом договоре в случае его болезни или отпуска. В этом случае согласие сотрудника не требуется, достаточно издать приказ о временном возложении обязанностей.
3. Если у заместителя нет таких обязанностей в трудовом договоре или заместителя вообще нет в организации, назначается любой другой сотрудник (в рамках ограничений, установленных подзаконными актами). В этом случае процедура проводится по стандартному алгоритму.
4. Кроме обычных документов потребуется доверенность, чтобы исполняющий обязанности мог подписывать и заверять платежные и другие важные документы.

Приказ о возложении обязанностей директора скачать здесь

Важно! Сотрудник имеет право отказаться от выполнения дополнительных обязанностей досрочно (ст. 60.2 ТК РФ). Он обязан уведомить об этом работодателя за три дня, написав соответствующее заявление.

Приказ о возложении обязанностей: содержание, как оформить

Унифицированной формы приказа о назначении дополнительных обязанностей не существует. Поэтому его можно разработать самостоятельно. Приказ оформляется в соответствии со стандартами внутренней документации организации.

• порядковый номер и дата;
• подзаголовок («приказ о возложении обязанностей»);
• наименование работодателя — полное и сокращенное, и реквизиты (ИНН, адрес, КПП);
• графа для подписи руководителя;
• место для ознакомления сотрудника (с возможностью проставить подпись и дату).

Приказ на исполняющего обязанности должен включать следующую информацию:

• причина возложения дополнительной работы;
• ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности, а также лица, которого он будет замещать;
• период временного замещения;
• размер доплаты;
• основание. Обычно это подписанное сотрудником дополнительное соглашение. Его реквизиты нужно указать в основании.

Образец приказа о возложении обязанностей (шаблон) скачать здесь

Обратите внимание! Если приказ касается замещения директора на время его отсутствия, желательно прописать функции, которые уполномочен выполнять и.о. в отсутствие руководителя, например, подписывать внутренние приказы, счета от контрагентов и т. д.

Приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ о замещении временно отсутствующего работника

В каждой организации возникают ситуации, когда требуется временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам существует определенный алгоритм действий, началом которого является приказ о замещении отсутствующего работника.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Причины для замещения

Причиной для замены сотрудника могут быть различные обстоятельства. Наиболее распространенные:

• уход сотрудника на больничный;
• декретный или плановый отпуск;
• командировка и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, если отсутствие длится более трех рабочих дней или когда обязанности сотрудника настолько значимы, что без них нормальная деятельность компании невозможна.

Кого можно назначить

Для запуска процесса замещения временно отсутствующего сотрудника необходимо правильно подобрать кандидатуру на замену.

Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, образованием и опытом.

Он может работать на какой-либо должности внутри компании (в этом случае потребуется его письменное согласие) или быть принят «со стороны» на условиях совмещения.

В некоторых случаях для замещения длительно отсутствующего важного сотрудника на работу принимается новый специалист — тогда с ним заключается срочный трудовой договор с указанием конкретного срока действия.

Порядок замещения

После выбора временного заместителя руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения и условия его проведения.

После этого с сотрудником заключают дополнительное соглашение к текущему трудовому договору (если это один из специалистов компании) или новый трудовой договор. Только после этого сотрудник может приступить к выполнению своих новых обязанностей.

Кто создает приказ

Руководители компаний редко занимаются созданием распорядительных документов лично. Обычно это делают руководители структурных подразделений, юристы или секретари, в зависимости от того, какое распоряжение необходимо подготовить.

Приказ о замещении временно отсутствующего сотрудника чаще всего инициируется кадровым отделом и оформляется либо в этом отделе, либо секретарем.

Основы для приказа

Каждый разрабатываемый приказ должен иметь основание. В частности, у каждого распоряжения должно быть документальное обоснование.

В качестве основания может быть указана статья закона, относящегося к сути приказа, или внутренний документ компании (например, акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). Обоснование – это реальная причина, по которой издается распоряжение.

Кто подписывает приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ относится к документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, временно исполняющим его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, которых он касается, и те, кто отвечает за его выполнение.

Таким образом, все упомянутые сотрудники засвидетельствуют, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Оформление приказа

Приказ можно составлять в свободной форме – унифицированный образец законодательно не установлен (кроме государственных учреждений, где существуют стандарты для всех распорядительных актов).

Некоторые руководители предприятий разрабатывают собственные шаблоны приказов – если такой шаблон есть в компании, необходимо ориентироваться на него при составлении распоряжений.

Формат документа

Как и оформление приказа, его формат произволен – документ можно создавать в печатном или рукописном виде, что не влияет на его юридическую силу. Однако, если приказ создан в электронном виде, его необходимо распечатать для подписания директором и заинтересованными сотрудниками.

Печать на документе не обязательна, если только руководство не требует её наличия.

Регистрация приказа

Все подготовленные и подписанные распорядительные документы должны регистрироваться в специальном журнале, который обычно находится у секретаря или другого ответственного сотрудника. В журнал вносятся название приказа, дата его составления и номер.

Хранение приказа

Изданный приказ необходимо сохранять определённое время, установленное законодательством или внутренними нормативными актами.

По истечении срока хранения документ можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, установленной законом).

Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника

Если вам поручено создать приказ о замещении временно отсутствующего работника, воспользуйтесь приведённым ниже примером.

В начале документа укажите:

• название компании;
• наименование приказа;
• номер, место и дату составления.

Затем укажите основание и обоснование для его составления. Далее, после слова «Приказываю», впишите:

• должность и ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности по замещению;
• период, в течение которого эти функции должны выполняться;
• условия замещения (перечень обязанностей можно указать в отдельном приложении);
• ответственного за выполнение данного приказа сотрудника.

Дополните приказ необходимой информацией, значимой в вашем случае.

В конце соберите подписи всех заинтересованных лиц.

Приказ о замещении на время больничного

Приказ о замещении на время больничного

В некоторых случаях необходимо заменить отсутствующего сотрудника другим штатным работником, например, на время больничного, командировки или отпуска. Как лучше это оформить: как перевод или совместительство? Об этом расскажет данная статья.

Есть несколько способов заменить отсутствующего сотрудника: перевод, совмещение или расширение зоны обслуживания, а также совместительство. Конкретный выбор зависит от ситуации на предприятии и решения руководителя, так как от этого зависит оплата труда замещающего сотрудника.

Перевод

Если работодатель считает, что выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника важно для компании, возможен перевод другого работника на его место. При этом изменяются его обязанности или даже место работы. В данном случае, он не будет выполнять свои обычные трудовые функции.

Перевод может быть оформлен только с согласия сотрудника, за исключением следующих случаев:

• перемещение с сохранением трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
• поручение работы на другом оборудовании или механизме;
• устранение последствий катастроф, в том числе замещение в таких ситуациях или при простоях до 1 месяца (ст. 72.2).

Перевод невозможен, если у сотрудника имеются медицинские противопоказания.

Совместительство

Этот вариант применяется, когда сотрудник выполняет другую работу в свободное время за дополнительную плату. Оформляется трудовым договором, в котором указывается совместительство. Это актуально при работе у других работодателей. Совместитель получает все гарантии и компенсации, как и основное место работы, за исключением условий для северных районов (Крайний Север и приравненные к ним территории). Там все гарантии и компенсации предоставляются только по основному месту работы. Поэтому, если сотрудник на севере оформлен на совместительство в организации, которая является его основным местом работы, компенсации и гарантии он получает только по основному месту.

Совмещение

Это наиболее удобный и часто используемый способ замены отсутствующего сотрудника, поскольку замещающий будет выполнять и свои обязанности, и обязанности отсутствующего. Основные моменты совмещения регулируются ст. 60.2 ТК РФ. Сотрудник дополнительно выполняет другую или аналогичную функцию в течение рабочего дня (смены) за дополнительную плату.

Совмещение возможно только с согласия сотрудника и может быть осуществлено двумя способами:

• совмещение своих и других профессий или должностей;
• увеличение объема работы и расширение зоны обслуживания.

Срок и размер оплаты за дополнительные функции должны быть согласованы сторонами в письменном виде. Необходимо договориться об этих условиях, так как законодательно не установлены ни длительность замещения, ни количество должностей, которые можно одновременно замещать, ни порядок и размер доплаты.

ВАЖНО!

Профессии (должности), на которые оформляется замещение, должны быть в штатном расписании организации. В противном случае это будет признано незаконным проверяющими органами, включая налоговые.

Алгоритм оформления совмещения

ТК РФ не содержит специальных требований, кроме необходимости письменного оформления достигнутых сторонами условий. Это может быть предложение о замещении, включающее:

• объем и содержание предлагаемой работы;
• срок, условия и основные требования к ее выполнению;
• размер и порядок определения доплаты.

Если предложение оформлено письменно, работник должен либо письменно согласиться, либо отметить согласие на предложении, либо подать отдельное заявление о согласии.

Пример предложения о замещении

Образец согласия на замену

Следующим этапом является составление приказа о замещении на период больничного или по другой причине.

Пример приказа о замещении на время больничного

Заключительный этап — составление дополнительного соглашения к трудовому договору в письменной форме, с указанием всех согласованных сторонами условий касательно замещения.

Метод замены определяется исключительно исходя из актуальных потребностей организации.

Как оформить выполнение обязанностей сотрудника в период его отпуска

Как оформить выполнение обязанностей сотрудника в период его отпуска?

Заключение трудового договора определяет обязанности каждого сотрудника. Если эти обязанности не выполняются, нарушается нормальное функционирование организации. В данной статье мы расскажем, как правильно оформить передачу обязанностей директора и секретаря на время их отпуска, а также о важности приказа о передаче полномочий и доверенности.

Методы замещения отсутствующего сотрудника

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предлагает четыре метода оформления замещения отсутствующего работника. Мы структурировали их различия в Таблице 1.

Когда в отпуск отправляется директор или секретарь, чаще всего принимается решение о совмещении должностей. Этот метод имеет явные преимущества:

• обязанности исполняет знакомый с работой сотрудник;
• проще оформить необходимые документы;
• работа по замещаемой должности выполняется в обычное рабочее время;
• работник продолжает выполнять обязанности по своей основной должности, что позволяет организации функционировать без перебоев.

Как передать обязанности секретаря другому сотруднику?

Рассмотрим ситуацию, когда секретарь уходит в отпуск, а его обязанности временно передаются другому сотруднику в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.

Для назначения дополнительной работы необходимо подготовить:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• приказ о совмещении должностей;
• разрешение на доступ к персональным данным (конфиденциальной информации при необходимости), если сотрудник, замещающий секретаря, не имеет соответствующих прав;
• доверенность на получение документов (например, почтовых отправлений), которые ранее мог получать только секретарь.

Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

Трудовой кодекс Российской Федерации не требует обязательного оформления соглашения к трудовому договору при назначении работнику дополнительной работы. В статье 60.2 ТК РФ указано лишь на необходимость письменного согласия работника.

Норма 151 Трудового Кодекса Российской Федерации, регулирующая вопросы оплаты сверхурочных работ, также не включает в себя обязательное условие оформления соглашения исключительно в письменной форме.

Похоже, что отсутствие соглашения о совмещении должностей в трудовом договоре — не проблема, ведь стороны могут договориться об условиях устно, а согласие на дополнительную работу можно выразить различными способами: либо предложив её напрямую, либо оформив соответствующий документ. Так или иначе, необходимо какое-то письменное подтверждение. Однако на практике предпочтение отдаётся дополнительному соглашению к трудовому договору (Пример 1). Этот документ решает все вопросы и защищает интересы работника лучше, поскольку опыт работы на другой должности не отражается в трудовой книжке (и, следовательно, в сведениях о трудовой деятельности), хотя важно продемонстрировать свою компетентность и опыт в разных сферах деятельности.

Дополнительное соглашение к контракту о занятости – это как раз тот документ, который остается в распоряжении работника и утверждает срок и объем работ по другой должности. В таком договоре следует отметить:

• содержание дополнительной деятельности (перечислить конкретные обязанности, которые будет выполнять работник);
• срок, на который поручено выполнение дополнительной работы;
• величину доплаты за совмещение должностей.

Доплату можно определить разными способами (Таблица 2). Работодатель имеет право выбрать любой вариант. Если помимо фиксированного оклада заработная плата работника включает премии, компенсационные и стимулирующие выплаты, в соглашении лучше указать, начисляются ли они на доплату за выполнение работ по совмещению должностей. А вот районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и аналогичных им территориях начисляются обязательно [1].

Оплата должна соответствовать объему и характеру дополнительной работы. В дополнительном соглашении к трудовому контракту о совмещении должностей (Пример 1) сотруднику была поручена примерно половина обязанностей, которые прописаны в должностной инструкции секретаря, вот почему доплата не равна полной заработной плате.

Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если сотрудник сможет выполнять обязанности по совмещаемой должности в полном объеме (что на практике трудно, так как приходится также заниматься своей обычной работой), можно установить доплату даже в размере 100 %.

[1] См. Письмо Роструда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1.

А.Н. Славинская,
специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.

Узнать больше:

• Как составить текст приказа по основной деятельности
• Ликбез для секретаря: если документацию по охране труда поручили вести вам
• Особенности подготовки графика отпусков

Пример приказа о возложении обязанностей директора на период отпуска

Пример приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска

Директор, как и любой другой сотрудник организации, имеет право на ежегодный отпуск. Во время отсутствия руководителя производственный процесс продолжается. Конечно, в важных вопросах, требующих особых полномочий, директор незаменим. Но некоторые обязанности можно делегировать доверенному лицу. Это поможет поддержать работу предприятия в обычном режиме. В статье расскажем, как оформить делегирование обязанностей директора на время отпуска.

Содержание:

• Сотрудник, который сможет временно заместить директора
• Оформление приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска
• Вознаграждение за выполнение обязанностей директора

Сотрудник, который сможет временно заместить директора

Руководитель выбирает среди подчинённых того, кому можно доверить управление организацией. Обычно это один из заместителей директора. Однако можно назначить и любого другого сотрудника, которому доверяет руководитель, законодательные ограничения отсутствуют. Необходимым условием назначения ответственного на время отсутствия руководителя является согласие на замещение со стороны работника. Ведь это дополнительная нагрузка и ответственность, которую берёт на себя замещающий. Возложение обязанностей директора можно оформить несколькими способами:

— временный перевод сотрудника на должность с выполнением всех функций по управлению организацией;

— совмещение должностей, когда сотрудник помимо частичных обязанностей директора продолжает выполнять свою работу на основном рабочем месте;

— на условиях внутреннего совместительства, но не более 4-х часов в свободное от основной работы время;

— на условиях внешнего совместительства, если внутри организации не нашлось подходящего сотрудника.

Ежемесячно эксперты Системы Главбух получают 600 вопросов о директоре. Как сменить, передать дела, не платить зарплату, отправить в отпуск, можно ли работать без директора. В рекомендации можно найти ответы на все вопросы.

Оформление приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска

Возложение обязанностей директора оформляется обязательным кадровым документом — приказом, который подтверждает законность исполнения функций руководителя другим человеком. Документ составляется по форме приказа, утверждённого на предприятии.

Приказ о временном исполнении обязанностей директора Скачать образец

Формулировка приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска будет зависеть от способа назначения. В основных пунктах приказа указываются:

— период временного замещения;

— фамилия, имя, отчество и должность назначенного сотрудника;

— фамилия, имя, отчество и должность руководителя, который будет отсутствовать по причине отпуска;

— перечисляются обязанности, полномочия и функции, которые должны будут выполняться в отсутствие директора;

— сведения о размере оплаты за выполнение дополнительной работы.

При временном переводе на должность необходимо указать, что на период отсутствия директора данный сотрудник освобождается от выполнения обязанностей по основному месту работы.

На время совмещения должностей нужно составить соглашение к трудовому договору о необходимости выполнения дополнительной работы.

Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором.

С внешним совместителем заключается срочный трудовой договор.

В приказе должны быть перечислены все имеющиеся документы-основания для назначения исполняющего обязанности (заявление о согласии на исполнение дополнительных обязанностей, дополнительное соглашение к трудовому договору, трудовой договор).

Сотрудник, на которого возложены обязанности директора, должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Приказ подписывается руководителем организации.

Вознаграждение за выполнение обязанностей директора

Согласно статье 151 Трудового Кодекса РФ сотруднику, временно замещающему отсутствующего работника без освобождения от основной работы, гарантируется доплата. Размер доплаты оговаривается заранее и прописывается в приказе и в трудовом договоре (дополнительном соглашении), если возникает необходимость их составления. Это может быть фиксированная сумма или процентное соотношение к основному окладу. При внутреннем или внешнем совместительстве оплата за работу осуществляется в размере, установленном трудовым договором по соглашению сторон.

Изменения для бухгалтера в 2024 году

Редакция журнала «Главбух» подготовила статью о переменах, которые ожидают бухгалтеров в ближайшее время. Эксперты Системы Главбух составили удобный справочник по всем изменениям в вашей работе, запланированным на 2024 год. Приятные изменения не заставят себя ждать! Статья и справочник помогут быстро разобраться в новых правилах, не пропустить важное и работать без штрафов.