Если кандидат, принадлежащий к одной из категорий, указанных в пятом абзаце части первой статьи 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора отказывается предоставить документы воинского учета, работодатель имеет право не принимать его на работу (определение Ленинградского областного суда от 21.11.2013 N 33-5385/2013). Однако отсутствие у кандидата, поступающего на работу, документов воинского учета не является законным основанием для отказа в трудоустройстве. Более того, действующие нормативно-правовые акты позволяют принять на работу граждан, подлежащих воинскому учету, без наличия соответствующих документов. Например, согласно пп. «б» п. 32 Положения о воинском учете, работники, ведущие воинский учет в организациях, обязаны в двухнедельный срок по запросам военных комиссариатов и/или органов местного самоуправления предоставлять необходимые сведения, в том числе о гражданах, которые не состоят на воинском учете, но обязаны на нем состоять. Часть 3 ст. 21.4 КоАП РФ предусматривает ответственность за несообщение руководителем или другим ответственным за воинский учет лицом организации в военный комиссариат или другой орган, ведущий воинский учет, сведений о принятых на работу гражданах, обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете. Таким образом, приём на работу граждан без документа воинского учета, даже если это нарушает законодательные требования, возможен. Данная позиция также подтверждается судебной практикой (решение Ленинского районного суда г. Владимира от 12.10.2011 N 2-2709/2011, решение Вилючинского городского суда Камчатского края от 13.12.2011 N 2-959/2011). Однако в этом случае работодатель обязан, согласно пп. «г» п. 30 Положения о воинском учете, уведомить военный комиссариат о неисполнении гражданином своих обязанностей в области воинского учета.

Воинский учет в организации в 2024 году: инструкция

Опыт работы в финансовом и управленческом учете более 15 лет (УСН, ОСНО, ЕСХН) в областях производства молочной продукции, оптовой и розничной торговли, общественного питания. Кандидат экономических наук, доцент по специальности «Экономика и управление народным хозяйством».

Все российские организации, независимо от их размера, формы собственности и организационно-правовой структуры, обязаны вести воинский учет своих сотрудников, состоящих в запасе и подлежащих призыву на военную службу. Это требование содержится в федеральном законе №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г., исключение составляют только индивидуальные предприниматели. В данной статье будет рассмотрено, что включает в себя воинский учет, как его организовать и какие последствия могут возникнуть при нарушении требований законодательства в этой области.

Содержание:

Что представляет собой воинский учет
Руководство по организации воинского учета
Ответственность за нарушения в области воинского учета

Что представляет собой воинский учет

Основные требования к организации учетного процесса изложены в Положении о воинском учете (утверждено Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006г). Большинство компаний ведут общий учет, который включает:

Сбор данных о сотрудниках, относящихся к призывникам или военнообязанным.
Уведомление работников о полученных на их имя повестках.
Подготовка необходимой отчетности в военкоматы.

Специальный воинский учет необходимо вести только организациям, имеющим сотрудников, подлежащих бронированию на период мобилизации или в военное время (ст. 22 №31-ФЗ от 26.02.1997). Эти сотрудники должны быть сняты с общего учета и поставлены на специальный.

Чтобы узнать, что изменилось в порядке ведения воинского учета, эксперты Системы Главбух собрали все изменения в памятку. В ней содержатся новые обязанности и сроки, в которые нужно подавать сведения в военкомат. Впишите название организации, дополните памятку, распечатайте и используйте ее в работе.

Руководство по организации воинского учета

В 2024 году значительно увеличились штрафы за нарушение нормативных требований воинского учета. Рассмотрим основные шаги для правильной организации учетного процесса.

1. Определите, есть ли в компании (или предполагаются в будущем) лица, подлежащие воинскому учету:

Призывники в возрасте от 18 до 30 лет, не состоящие в запасе;
Военнообязанные, числящиеся в запасе после прохождения службы в армии;
Граждане, освобожденные от призыва по основаниям, предусмотренным законодательством;
Выпускники военных образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования или военных кафедр при гражданских вузах;
Лица, прошедшие альтернативную гражданскую службу вместо военной;
Женщины, обладающие военно-учетной специальностью в области медицины, связи, картографии, IT и других.

Советуем прочитать: Что делать, если долг не возвращают

Учетные операции проводятся в отношении всех военнообязанных сотрудников компании, включая совместителей и лиц, работающих удаленно. Сотрудники подлежат учету до исключения из запаса (время пребывания на учете зависит от пола, воинского звания и разряда). Например, женщины-офицеры находятся в запасе до 50 лет, остальные военнообязанные женщины — до 45 лет. Наибольшие сроки пребывания в запасе у высших офицеров — до 70 лет (для второго разряда).

2. Назначьте ответственного сотрудника(-ов) и организуйте рабочее место в отдельном помещении (необходимо установить железный шкаф для обеспечения сохранности документов и исключения несанкционированного доступа). По закону, ответственность за организацию и соблюдение требований воинского учета несет руководитель организации. Соответствующим приказом ответственность может быть передана другому лицу (или лицам). Кандидатуры ответственных работников согласовываются с военкоматом и направляются на обучение в течение первого года после назначения на должность.

Предприятия, имеющие менее 500 военнообязанных или подлежащих призыву работников, могут использовать совместителей для ведения воинского учета (например, можно передать этот участок работы кадровику или бухгалтеру). При численности от 500 до 2000 человек уже потребуется один отдельный сотрудник, от 2000 до 4000 человек — минимум два отдельных сотрудника, и на каждые последующие 3000 человек будет требоваться еще один сотрудник. Численность учитываемых сотрудников определяется по состоянию на 31 декабря предыдущего года.

Рассчитать, сколько специалистов по воинскому учету вам нужно ввести в штатное расписание, поможет сервис от Системы Главбух. Для этого укажите, сколько военнообязанных сотрудников работает в вашей компании>>>

3. Зарегистрируйте компанию в военкомате (достаточно поставить на учет головную организацию, обособленные подразделения отдельно регистрировать не нужно). Комплект необходимых документов лучше уточнить в своем военкомате, но стандартно понадобятся:

заполненная карточка учета по форме 18;
приказ об организации воинского учета;
положение о воинском учете и должностные инструкции ответственных сотрудников;
план работ.

Комплект документов передается в военкомат, где организации присвоят регистрационный номер. Наличие в нем индекса Б будет указывать на необходимость ведения специального воинского учета. Информацию о том, что именно нужно будет сделать и какую отчетность сдавать, уточняйте в своем военкомате.

4. Организуйте специализированный документооборот, включающий:

издание приказа о постановке граждан на воинский учет (с последующим ежегодным обновлением);
разработка плана мероприятий по ведению воинского учета (при постановке на учет, с ежегодным обновлением);
заполнение и актуализация личных карточек сотрудников по форме 10;
ведение журнала проверок воинского учета и бронирования граждан (заполняется представителем военкомата при проверке);
оформление расписок о принятых от сотрудников документах;
оформление других документов по запросам военных комиссариатов.

Рекомендуется организовать папки для упрощения работы, например:

«Руководящие и регламентирующие документы» — для хранения требований нормативных актов и инструкций.
«Личные карточки военнообязанных сотрудников» — для систематизации информации о сотрудниках.
«Переписка с военкоматом» — для хранения документации о взаимодействии с военными комиссариатами.

5. Своевременно собирайте и обновляйте информацию о работниках в рамках общего воинского учета. При приеме на работу проверяйте отношение сотрудника к воинской обязанности (эта информация содержится в приписном свидетельстве или военном билете, а также на 13 странице паспорта). Если у трудоустраиваемого человека нет необходимых документов, информация о их отсутствии в течение 3 дней передается в военкомат, а гражданину вручается направление для постановки на первичный воинский учет с разъяснением его обязанностей.

Данные из документов переносятся в карточку по форме 10, которая ведется как в электронном, так и в бумажном виде. Обязательна актуализация личных карточек, если сотрудник женился, развёлся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. Вносить изменения в базу данных электронных карт и распечатывать их может только работник, ответственный за воинский учет в организации. Ежегодно проводится сверка сведений раздела II личной карточки сотрудника с военноучетными документами и данными военкомата.

Советуем прочитать: Руководство по получению информации о деле в мировом суде: советы по повестке, первому слушанию, решению и заявлению

6. Своевременно представляйте отчетность и сведения о сотрудниках. После постановки на учет ежегодно необходимо представлять в военкомат форму 18. Информацию о принятых и уволенных военнообязанных лицах нужно передавать в военкомат не позднее 5 дней с даты кадрового события. Также в течение 5 дней необходимо информировать военную комиссию об изменениях в личных данных сотрудника (например, изменение семейного положения, места жительства, состояния здоровья и т.д.). Военкоматы могут сделать дополнительный запрос на предоставление данных, в этом случае у компании есть две недели для направления соответствующих документов.

Ответственность за правонарушения в воинском учете.

Отсутствие воинского учета или нарушение требований по его ведению влечет за собой административную ответственность. Контроль за его организацией осуществляют военные комиссариаты и органы внутренних дел. Они проводят проверки состояния воинского учета в организациях, выдают предписания об устранении выявленных нарушений и привлекают виновных лиц к ответственности. Срок давности для привлечения к ответственности за указанные нарушения составляет три года со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Подробнее о размерах штрафов можно ознакомиться в таблице ниже.

Размер штрафов за правонарушения в воинском учете

Документы и сервисы для воинского учета в 2024 году, необходимые кадровикам

Редакция «Кадрового дела» собрала образцы документов, памятки и сервисы, которые понадобятся для ведения воинского учета в организации в 2024 году. Штрафы за нарушения порядка ведения воинского учета увеличены с 1 октября 2023 года, поэтому относиться к задаче формально теперь не получится.

Образцы документов и отчетов для ведения воинского учета в компании:

Приказ об организации воинского учета. Утверждайте ежегодно и указывайте в нем ответственных за ВУ.

План работы по ведению воинского учета. Пропишите мероприятия по ВУ на год и утвердите в военкомате.

Карточка №10: примеры заполнений на военнообязанных разных категорий. Основной документ воинского учета, который обязательно вести в компании.

Уведомление военкомата о приеме/увольнении военнообязанного сотрудника. Направляйте в течение 5 календарных дней с момента приема или увольнения работника.

Уведомление военкомата об изменении сведений о сотруднике. Отправляйте при изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете.

Информацию о сотрудниках, состоящих и не состоящих на воинском учете, но обязанных быть на нем, направляйте в комиссариаты в течение 3 рабочих дней с момента их выявления.

Отчёт о транспорте в военкомат отправляйте по требованию из комиссариата.

Карточка учета организации № 18 должна быть сдана всеми компаниями, но уточните сроки сдачи в вашем военкомате.

Форма №6 по воинскому учёту сдаётся в военкомат вместе с карточкой по форме № 18.

Форма №19 по воинскому учёту сдается в военкомат вместе с формой 6, если ведётся бронирование.

Документы, необходимые для назначения ответственного за воинский учет

Ответственный за воинский учет должен быть в каждой организации, но возможность делегирования этой обязанности совместителю или необходимость нанять отдельного специалиста зависят от числа военнообязанных сотрудников в компании.

Сервис от «Кадрового дела» поможет рассчитать необходимое количество ответственных за воинский учет в вашей компании

Назначьте ответственного за воинский учет приказом. Следуя нормативным актам, с сотрудником, ответственным за воинский учет, следует заключить отдельный трудовой договор — основной или по совместительству. В договоре укажите размер доплаты за ведение воинского учета. Если за эту обязанность вам не доплачивают, можете требовать прибавку: за неоплату работы по ведению воинского учета предусмотрена ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Разработайте инструкции для ответственного по воинскому учету, где будут прописаны его обязанности и права. Кандидатуру ответственного необходимо согласовать с военкоматом.

Учтите! Если вас назначили ответственным за воинский учет, будьте готовы к тому, что за нарушения в этой области военкомат может оштрафовать именно вас, а не руководство компании. По закону к ответственности за нарушения в области воинского учета может быть привлечена организация или её должностное лицо. Последним признается сотрудник, выполняющий организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции, ст. 2.4 КоАП.

Новые штрафы по воинскому учету с 1 октября 2023 года

Документы для ответственного по ВУ для выполнения основных задач

Советуем прочитать: Как стать юристом после 9 класса

Чтобы избежать штрафов за воинский учет, своевременно сдавайте в комиссариаты отчеты. Уведомляйте о приеме и увольнении военнообязанных, изменении их личных данных, выявлении сотрудников, которые обязаны состоять на ВУ, но не состоят. Уведомляйте комиссариат, если получили от сотрудника документы воинского учета с исправлениями и помарками. Внимательно ведите карточки №10 — это основной документ воинского учета, который обязательно потребуют при сверке. Вносите записи карандашом, чтобы оперативно исправлять сведения при изменениях. Раз в год обязательно проводите сверку данных в карточках и документах ВУ сотрудников.

Новые сроки процедур по воинскому учету. С 2023 года сдавать отчеты в военкомат необходимо быстрее. Когда и о чем отчитываться, указано в памятке.

Сервис от «Кадрового дела» подскажет, в какой именно военкомат сдавать сведения о сотрудниках. Вы узнаете адрес военкомата или список комиссариатов, начиная с ближайшего к месту жительства сотрудника.

Учтите, что с 1 января 2024 года увеличился призывной возраст. Теперь призывать будут граждан от 18 до 30 лет. Это значит, что вам придется отпускать больше сотрудников в военкоматы и увольнять их в связи с призывом.

С 1 января на 5 лет увеличен возраст пребывания в запасе солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов мужского пола. Так, если сержанту в 2024 году исполняется 50 лет, его предельный возраст пребывания в запасе наступит в 51 год. Следовательно, снять его с учета можно будет в 2025 году.

Проверьте предельный возраст пребывания в запасе ваших сотрудников с помощью сервиса от «Кадрового дела»

Как вести воинский учет по новым правилам: инструкции от «Кадрового дела» с образцами документов

В какой комиссариат сдавать сведения о сотрудниках: сервис с адресами военкоматов
В какие сроки предоставлять в военкоматы отчеты и сведения по сотрудникам
Как заполнять карточки №10 на военнообязанных разных категорий
Как уведомлять военкоматы об изменении сведений работника: сроки и образец формы
Что делать, если сотруднику пришла повестка, а вручить её ему невозможно или он отказывается её забирать
Как подготовиться к сверке с военкоматом и пройти её без проблем
Что нужно знать кадровому специалисту, которому поручено вести воинский учет: необходимо ли повышение квалификации, можно ли требовать дополнительных выплат, и грозят ли штрафы за ошибки

Научитесь вести воинский учет по новым правилам в Высшей школе Кадровика

Штрафы за ошибки в ведении воинского учета увеличились в 10 раз. Чтобы избежать нарушений и штрафов до 400 тыс. руб., пройдите обучение взаимодействию с военкоматами по новым правилам в Высшей школе Кадровика на программе «Ежегодная аттестация кадровых специалистов-2024». На курсе вы узнаете, какие отчеты и в какие сроки теперь нужно предоставлять, а также что делать, если работодателю пришла повестка с вызовом работника в военкомат.

Скачайте образцы документов, необходимых для кадровой работы