Информационные письма занимают важное место в документообороте современных организаций. Для эффективного обращения с этими документами необходимо понимать их цели и разновидности. Далее представлены основные типы информационных писем и особенности их составления.

Типы информационных писем

Прежде чем перейти к правилам составления информационного письма, важно рассмотреть его виды. Основные типы информационных писем включают:

письмо-сообщение
письмо-заявление
письмо-предложение
письмо-подтверждение
рекламно-информационное письмо

Каждый из этих видов может сопровождаться сопроводительным письмом, в котором представлена более детализированная информация. У каждого типа информационного письма есть свое назначение и функция.

Цели составления информационных писем

Содержание и цели информационных писем определяются их названием. Например, письмо-заявление информирует о намерениях компании-отправителя. Письмо-напоминание используется для напоминания о выполнении обязательств, например, об оплате, указав сумму, сроки и реквизиты. Письмо-подтверждение подтверждает получение товаров или документов.

Часто встречается письмо-сообщение, в котором указывается, например, изменение реквизитов компании или её графика работы. К этим письмам относятся также уведомления об изменении стоимости услуг. Рекламно-информационные письма содержат информацию о предложениях или акциях и могут оформляться по-разному.

Особенности составления

Для составления информационного письма можно использовать готовый бланк или написать его от руки. Во втором случае контакты отправителя указываются в верхнем левом углу: название компании, адрес, электронная почта, контактный телефон. Также указывается дата и номер документа. Если письмо является ответом, необходимо указать номер и дату входящего документа.

После указания данных об авторе письма прописываются данные получателя: полное название предприятия, адрес. Если письмо адресовано конкретному сотруднику, указываются его фамилия, инициалы и должность. Наиболее удобным способом оформления информационного письма является использование готового бланка, что особенно полезно при частом составлении таких писем сотрудниками компании.

Как составить информационное письмо: образцы и рекомендации

Информационное письмо представляет собой типичное деловое послание. Оно не преследует какой-либо специфической цели – с помощью информационных писем можно оповещать партнёров о различных изменениях внутри вашей компании, предлагать им новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязательств по договору. Это обычное деловое сообщение, написанное в свободной форме, но соответствующее нормам деловой переписки.

Советуем прочитать: Оплачивайте коммунальные услуги в Самаре моментально!

Виды информационных писем

Письма-сообщения. Это уведомления о различных процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене генерального директора или реквизитов компании (включая банковские), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
Письма-заявления. В них говорится о планируемых действиях отправителя в ближайшем или далёком будущем. Например, о повышении цен, прекращении сотрудничества с получателем или самоликвидации компании.
Письма-подтверждения. Здесь всё просто – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
Письма-напоминания. Они сообщают получателю, что ему необходимо выполнить какие-либо действия – например, исполнить обязательства по договору.
Рекламно-информационные письма. Обычно они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы такие письма были прочитаны, они должны быть хотя бы немного интересными и небанальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях информационных писем. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Пример информационного письма можно найти здесь.

Оформление

Структура и реквизиты информационного письма стандартны, как и правила его составления. В оформлении такие письма должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм их написания достаточно прост.

В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей компании – название, юридический адрес, контактные данные и т.д. Эти сведения можно заполнить вручную, заранее пропечатать в файле-образце или поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все необходимые реквизиты, и дополнительно нужно указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, рядом укажите дату и номер входящего документа.
В правом верхнем углу нужно указать сведения о получателе. Обычно достаточно должности и ФИО руководителя-получателя, но желательно также указать название компании и её адрес (включая индекс).
В центре укажите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Пишите лаконично и упорядоченно, избегая многословия и перескакивания «с пятого на десятое». Если суть можно изложить в пяти предложениях, не заполняйте целый лист. Это правило касается и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Например, информационное письмо о смене директора занимает всего 4–5 строк.
Если вы прилагаете к письму документы или другие материалы, перечислите их в конце содержательной части. Дайте к ним краткие пояснения, если необходимо. Укажите количество листов в приложениях.
Завершите письмо фразой «С уважением…» (или аналогичной). В конце укажите должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель или делопроизводитель. Если написанием и отправкой деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, поставьте свою подпись. Если переписку ведёт кто-то из ваших сотрудников, укажите его в качестве отправителя. Иногда информационные письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам компании). В таких случаях можно обойтись без подписи.

Советуем прочитать: Инструкция по подаче декларации 3-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика

Важно: вместе с информационным письмом можно отправлять любые документы – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. Часто в информационных письмах приходится ссылаться на нормативные документы и правовые акты, поэтому при необходимости привлекайте специалистов для их составления.

Примеры

Пример информационного письма о смене банковских реквизитов может выглядеть следующим образом:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Сообщаем вам, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизиты в обслуживающем банке.

Просим вас с сегодняшнего дня осуществлять все платежи по новому счету».

Информационное письмо о деятельности компании представляет собой рекламный материал, поэтому желательно доверить его написание штатному или внештатному рекламщику. Однако, при наличии соответствующих навыков, его можно подготовить и самостоятельно, так как это несложное дело. Укажите, что представляет собой ваша фирма и чем она занимается, какие выгоды может получить получатель от сотрудничества с вами – всё по стандарту. В двух абзацах не уложиться, оптимальный объем – около одной страницы.

И не забывайте, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой переписки.