Сопроводительное письмо к документам — важный элемент профессионального общения, который помогает наладить деловые связи с получателем. Это письмо поясняет цель и содержание прилагаемых документов, подчеркивая ваше внимание к деталям и последовательность. Правильное составление и оформление сопроводительного письма может существенно увеличить вероятность рассмотрения вашего документа.

Тем не менее, многие сталкиваются с трудностями при написании сопроводительного письма, так как не знают, какие элементы включить и как структурировать текст. В этой статье мы обсудим основные правила написания сопроводительного письма и предложим полезные советы по его отправке. Здесь представлены полезные рекомендации, которые помогут вам сделать сопроводительное письмо более эффективным и профессиональным.

Неважно, с какой целью вы отправляете документ, важно, чтобы сопроводительное письмо четко и кратко выражало ваши намерения и цели. Создание положительного впечатления и демонстрация вашего профессионализма начинается с этого письма. Учитывая его значимость, следует тщательно подходить к его написанию и оформлению, чтобы достичь наилучшего результата.

Чего не стоит указывать в сопроводительном письме

При составлении сопроводительного письма важно учитывать, что некоторые информационные детали не имеют значения и не должны включаться в этот документ. Ниже приведены примеры таких деталей:

1. Личные данные — не следует включать такие сведения, как дата рождения, семейное положение и т. д. Сопроводительное письмо должно быть ориентировано на цель и содержание документа, а не на личные данные автора.
2. Лишняя информация — не указывайте данные, которые не имеют отношения к документу или его целям. Например, не следует включать личный опыт или детали обстоятельств, приведших к составлению этого документа.
3. Предыдущие неудачи — избегайте упоминаний о прошлых неудачах или негативном опыте, связанном с этими документами.
4. Излишняя эмоциональность — в сопроводительном письме не должно быть избыточной эмоциональности или негативных эмоций. Письмо должно быть деловым и профессиональным, без лишней эмоциональной окраски.

Рекомендуем прочитать: Регистрация в едином реестре проверок — эффективное средство надзора за деятельностью компаний

Помните, что сопроводительное письмо — это важный документ, который должен быть сосредоточен на своей цели и содержании. Поэтому не включайте неактуальную информацию, которая может отвлечь внимание от сути и основной цели письма.

11. Рекомендации по оформлению сопроводительного письма к документам

Сопроводительные письма играют важную роль в коммуникации между отправителем и получателем. Они должны быть грамотно и последовательно составлены, чтобы передать необходимую информацию и произвести благоприятное впечатление.

11.1. Структура сопроводительного письма

Структура сопроводительных писем обычно включает следующие элементы:

• Заголовки, указывающие на получателя и отправителя,
• Дата написания письма,
• Приветствие,
• Введение, поясняющее цель письма,
• Основной раздел с информацией о сопроводительном документе и его описанием,
• Прощание,
• Подпись отправителя.

11.2. Основные рекомендации

При составлении сопроводительного письма рекомендуется:

• Использовать формальный и вежливый стиль обращения,
• Быть кратким и конкретным, избегая ненужных деталей,
• Выражать свои мысли четко и лаконично, чтобы избежать недопонимания,
• Проверять грамматику и пунктуацию текста,
• Объяснять и демонстрировать сопроводительную документацию,
• Соблюдать правила оформления текста и форматирования документа.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам подготовить профессиональное и эффективное сопроводительное письмо, которое будет приветливым и достигнет своей цели.

11. Не забывайте проверять текст перед отправкой

Зачем нужно проверять текст

• Типографские и грамматические ошибки могут создать впечатление невнимательности и непрофессионализма.
• Неправильная формулировка или неверное расположение слов могут привести к недопониманию или искажению смысла.
• Ошибки в имени или фамилии могут вызвать разочарование и потерю доверия со стороны получателя.

Методы проверки текста

Для проверки текстов перед отправкой можно использовать следующие методы:

1. Внимательное чтение: прочитайте текст несколько раз, чтобы выявить возможные ошибки.
2. Использование автоматических средств проверки: воспользуйтесь специальными программами или сервисами для выявления типографских и грамматических ошибок.
3. Проверка с помощью коллег или других людей: дайте прочитать текст другим, чтобы они могли указать на возможные ошибки.
4. Проверка на соответствие: убедитесь, что соблюдены все требования и правила форматирования в письме.

Помните, что проверка текста — важный этап подготовки сопроводительного письма. Используйте все доступные инструменты и методы, чтобы убедиться в точности и правильности текста перед отправкой.

Рекомендуемые материалы:

1. Практические принципы и техники ответственного потребителя.
2. Преимущества и удобства авторизации через госуслуги — простота, безопасность и надежное подключение.
3. Методы подачи заявления и основные аспекты установления родственных связей.
4. Советы по составлению эффективного заявления на увольнение без отработки — полезные рекомендации и важные нюансы.
5. Получите выгоды и налоговые льготы с помощью вычета на ребенка.
6. Как происходит развод в ЗАГСе — правовые аспекты и основные условия.

Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Примеры заполнения шаблонов и форм

Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Примеры заполнения шаблонов и форм

Наличие сопроводительного письма к документам является неписанным правилом в сфере делового общения.

Хотя законодательство не требует его обязательного составления, обходиться без него зачастую невозможно. В первую очередь, это в интересах самого отправителя.

Таким образом, рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скрыть содержание

Зачем это нужно?

В общем смысле, сопроводительное письмо представляет собой информационную справку, которая составляется при отправке документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи данного документа:

1. Может служить доказательством того, что документы были отправлены адресату вовремя. На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата его составления.
2. Если какой-либо из направленных документов будет утерян, это письмо послужит доказательством того, что бумаги были отправлены в полном объеме. Для этого на письме указывается реквизит «Отметка о наличии приложения», где перечисляются все прилагаемые документы.
3. Позволяет отправителю контролировать срок исполнения и, при необходимости, ссылаться на дату отправки для запроса ответа (если это необходимо).

Сопроводительное письмо обязательно должно быть зарегистрировано у адресата, которому оно направлено.

Если есть сомнения в добросовестности выполнения данной процедуры, можно отправить его по почте с запросом уведомления о получении. В этом случае можно не беспокоиться о регистрации письма у получателя.

Когда требуется составление сопроводительного письма?

Существует множество документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. Эта необходимость часто возникает в деловых отношениях (например, в контактах между организацией и государством, между бизнес-партнерами, между поставщиком и покупателем и т.д.). В последнее время также появилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

Рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

1. Отправка документов в налоговые органы (например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на определенную деятельность и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
2. Отправка документов по запросу министерств, государственной службы статистики и т.д. (например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
3. Взаимодействие между бизнес-партнерами (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
4. Отправка документов покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также многие другие виды документов.

Следует отметить, что сопроводительное письмо не содержит особых требований и составляется с использованием Word или другого удобного редактора в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Как составить сопроводительное письмо для пояснения и сопровождения переданных документов:

• Шапка документа (реквизиты получателя и отправителя документов).
• Дата отправки и номер документа.
• Название письма.
• «Тело» документа (обращение к получателю и цель письма).
• Приложения.
• Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

Порядок заполнения

В настоящее время нет нормативного правового документа, который бы содержал порядок и требования к составлению сопроводительного письма.

Однако существуют общепринятые правила деловой этики, которых следует придерживаться. Представим основные требования к написанию и порядок составления такого документа:

1. Использовать фирменный бланк организации (если имеется).
2. Писать в деловом стиле.
3. Указывать контактные данные исполнителя на случай возникновения вопросов у получателя.
4. Излагать информацию грамотно, ясно и кратко.

Шаблоны правильного оформления и составления сопроводительного письма к документам для отправки на согласование и рассмотрение можно скачать ниже.

Пошаговая инструкция по правильному написанию

Чтобы наглядно представить процесс составления и показать, как правильно оформить подобные документы, приведем пошаговый алгоритм и примеры написания сопроводительного письма с иллюстрациями:

1. Оформляем шапку документа. Здесь нужно указать реквизиты получателя и отправителя письма. Пример: «ООО «Интаер» ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684 17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34 Директору ЗАО «Оптика» С. Л. Петрову 155623, г. Москва, ул. Восстания, д. 29».
2. Указываем номер исходящего документа, дату регистрации и его название. Пример: «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
3. Переходим к написанию основного текста письма. Обычно данный документ адресуется конкретному руководителю организации, поэтому начинать следует со слов – «Уважаемый(ая)» и ФИО получателя. Начать обращение можно следующими фразами:
   • «Направляем Вам…..» (в подчиненные организации).
   • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
   • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Затем следует перечислить, какие документы направляются, и указать их цель. При ссылке на документ необходимо указать его номер и дату составления.

Рассмотрим конкретный пример:

«Уважаемый Сергей Леонидович!

• Скачать бланк сопроводительного письма по типовой форме
• Скачать образец сопроводительного письма к пакету документов
• Скачать образец сопроводительного письма к счету на оплату

Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

Кому адресовать?

Письма такого рода могут быть направлены в различные инстанции, с которыми организация взаимодействует в ходе своей деятельности.

Итак, перечислим адресатов:

1. Государственные органы (налоговая, служба статистики, министерства, ведомства и т.д.).
2. Бизнес-партнеры.
3. Поставщики.
4. Покупатели.
5. Филиалы, головная организация.
6. Инвесторы и т.д.

О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

Способы доставки для рассмотрения и согласования

Способы отправки сопроводительного письма вместе с документами аналогичны общепринятым методам взаимодействия между организациями и инстанциями. Приведем наиболее распространенные варианты:

Отправка документа по почте. Это самый простой способ, используемый для несрочных документов, не содержащих ценной информации. Для отправки нужно опустить письмо с приложениями в почтовый ящик.

Этот способ дешевый, но не очень надежный, так как письма могут долго идти до адресата или теряться.

Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является важной частью деловой переписки. Этот документ помогает систематизировать работу с бумагами и избежать путаницы.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо

Ознакомьтесь с полным архивом материалов сайта по вашему профилю, начиная с 2010 года.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полгода или год, и тогда:

• каждый месяц вы будете получать новый номер в печатном виде по почте;
• все публикации на сайте по данной теме с 2010 года станут доступны на весь период подписки.

Удобный поиск и навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на рабочие вопросы. Улучшайте свой профессиональный уровень, статус и зарплату вместе с нами!

Рекомендации для вас

Деловая переписка с партнерами из Турции

№ 04 / 2024

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, можно ли утвердить другие правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте? Как задокументировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что необходимо уточнить в Инструкции по делопроизводству по оформлению документов? Ответы на эти вопросы приведены на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали основой для подробного разбора этой интересной темы.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Деловая переписка с партнерами из арабских стран и Ирана

№ 04 / 2024

Рассказываем о составе, правилах оформления и схеме расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и Иране. Хотя есть общие моменты, также присутствуют отличия. Обратите внимание на обилие этикетных фраз и уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете легче ориентироваться в нем. Даже составляя письмо на английском, вы сможете включить привычные адресату формулировки. Важна и разница в календарях. Показано, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. Обсуждение начинается с вопроса, на каком бланке отечественные организации ведут международную переписку и что рекомендует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Елена Игнатьева

разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Оформляем приказ по обновленным правилам

№ 09 / 2018

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 внёс небольшие изменения в правила оформления приказов – в этой статье приводится их полное актуальное изложение. Примеры оформления каждого реквизита представлены с учетом различных ситуаций. Особое внимание уделено документированию согласования в бумажном и электронном виде. Разъяснено, как визуализировать электронную подпись, если невозможно использовать единственный вариант, предусмотренный в ГОСТ. Показано, где ГОСТ отличается от методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте РФ, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Общие правила составления и оформления протокола

№ 05 / 2011

Только правильно составленный и оформленный протокол может обеспечить юридическую силу решений, принимаемых на основе коллегиальности. Подробно разъясняем, как следует оформлять каждый реквизит протокола. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов требует самого внимательного и детального изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими корпоративное управление.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Правила написания адресов

№ 03 / 2009

Мы уделили основное внимание отечественным правилам адресования корреспонденции. Какие документы регулируют нормативное регулирование в этой сфере? Как правильно указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (вопросы возникают с инициалами и падежами)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения допустимо использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед названием города не ставится буква «г.»? В каких случаях, кроме непосредственно населенного пункта, нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что следует учитывать при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.,
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Формы написания чисел в тексте документов

№ 08 / 2007

В некоторых документах встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а затем в скобках – прописью. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли использование сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста заключать в скобки?

Юсипова Е.Г.,
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Особенные письма компании: как составить и оформить

Особенные письма компании: как составить и оформить

Из этой статьи вы узнаете, как составить и оформить сопроводительное письмо и на какие нюансы обратить внимание. Такое письмо понадобится, если вы направляете адресату документы без адресной части: договоры, контракты, протоколы, акты. Сопроводительное письмо подтвердит, что вы официально направили документы адресату, и гарантирует, что они не потеряются.

Как оформить отметку о приложении

Главная особенность сопроводительных писем — реквизит «Отметка о приложении». Его не используют в других видах писем. В приложении указывается перечень прилагаемых к письму документов. Отметка о приложении позволяет проверить целостность и комплектность документов, которые прилагаются к письму. Если адресат принимает и регистрирует сопроводительное письмо, это означает, что он принимает и прилагаемый к нему пакет документов. Далее мы подробнее расскажем об оформлении приложений в бумажных и электронных письмах.

Ошибки при обработке входящих документов. Как исправить свои и чужие

Приложения в бумажном письме. Отметка о приложении всегда оформляется под текстом. ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает несколько вариантов оформления этого реквизита в пункте 5.19. Если вы указали приложение в тексте сопроводительного письма, то не описывайте его заново в реквизите, а просто укажите количество листов и экземпляров приложенных документов.

Пример. Направляем Вам для рассмотрения оферту договора оказания услуг.

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если с сопроводительным письмом направляете пакет, состоящий из разных документов, то поступите наоборот: перечислите их не в тексте, а в реквизите «Отметка о приложении». В тексте письма обобщите направляемые документы одним словом или словосочетанием: пакет документов, комплект договоров и т. п.

Пример. Направляем Вам пакет первичных документов по договору оказания услуг от № за июнь 2021 года. Один экземпляр подписанных и заверенных печатью документов просим вернуть в ООО «ОЛИМП».

Приложение:
1. Акт выполненных работ № 1 на 1 л. в 2 экз.
2. Акт выполненных работ № 2 на 1 л. в 2 экз.
3. Счет от 01.12.2021 № 00000784 на 1 л. в 1 экз.
4. Счет-фактура от 01.12.2021 № 00000914 на 1 л. в 1 экз.

Не оформляйте отметку о наличии приложения таким образом: «Приложение: упомянутое на 1 л. в 1 экз.» или «Приложение: по тексту на 2 л.».

Спорные вопросы по оформлению протоколов: семь готовых ответов

Если приложений к сопроводительному письму много, оформите первую страницу перечня приложений на фирменном бланке организации, а все последующие — на обычных листах бумаги формата А4. Их нужно пронумеровать. Это правило указано и в пункте 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Независимо от количества приложений, все они должны быть включены в сопроводительное письмо.

Приложения в электронном письме. Правил подготовки электронных писем в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет, они появились в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199). Этот документ предлагает два варианта оформления отметки о приложениях (п. 18 приложения № 3).

Вариант первый. При наличии вложений в электронном письме в виде электронных документов, следует оформлять отметку о приложении, не уточняя количество экземпляров.

Пример. Приложение: Аналитический отчет о. на 20 стр., Справка_195.pdf, 55 Кб.

Образец оформления электронных вложений в тексте сопроводительного письма

Альтернативный вариант. Если у вас несколько приложений, можете объединить их в один ZIP-архив, указав количество файлов в архиве и их общий размер в байтах. Также добавьте информацию для восстановления, составляющую не менее 5 процентов от общего объема ZIP-файла.

Пример. Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением ZIP) общим объемом (в байтах).

Во всем остальном сопроводительные письма оформляются так же, как и обычные, — на фирменных бланках. Обязательные элементы такого письма — адресат, текст, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе. При подготовке сопроводительных писем, как и других деловых писем, используются этикетные фразы: в начале письма перед основным текстом: «Уважаемый(-ая) господин(-жа) (фамилия)!» или «Уважаемый(-ая) (имя, отчество)!», а в конце — «С уважением,».

Сопроводительные письма, как и другие документы, должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами перед подписанием. После подписания они регистрируются с проставлением регистрационного номера и даты документа (пример ниже).

Сопроводительное письмо

Что указать в тексте письма

Перед вами стоит задача отправить документы получателю. Поэтому начните сопроводительное письмо глаголами «представляем», «направляем», «высылаем» и т. д.

Например, «Представляем (Вам).» — если отправляете письмо в вышестоящую организацию или государственный орган. «Направляем (Вам).» — если это письмо для подведомственной организации. «Высылаем (Вам).» — если письмо адресовано сторонней организации.

Обратите внимание!

Если в тексте письма используется местоимение «вам», то при обращении к конкретному лицу пишите его с заглавной буквы

В текст письма можно включить не только информацию о документе или документах, которые отправляете вместе с письмом.

Например, это может быть просьба, предложение, условия выполнения каких-либо действий (работ), информация, поясняющая содержание материалов к письму, информация о конфиденциальности пересылаемых документов, ссылка на нормативные или другие документы и т. д. Далее узнаете о разновидностях сопроводительных писем.

Сопроводительное письмо с обоснованием. Если содержание сопроводительного письма нужно обосновать, начните текст именно с пояснения (пример текста письма — ниже). Тогда первые фразы в письме могут быть такими: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от. №. „Об утверждении.“ представляем Вам.», «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам.», «В связи с принятым решением о строительстве. высылаем на согласование проект технического задания на выполнение проектных работ.»

Пример текста сопроводительного письма с обоснованием

Сопроводительное письмо с просьбой или предложением. В случае, если сопроводительное письмо, помимо информации о высылке документов, содержит дополнительные сведения, сначала в тексте письма укажите информацию о высылке документов корреспонденту, а затем изложите просьбу, предложение, рекомендацию и т.д.

Пример. Мы направляем Вам отчетную форму, содержащую данные о количестве и тематике обращений граждан, поступивших в орган власти в письменном виде, через интернет-сайт органа власти, по электронной почте и полученных при личном приеме граждан. Просим Вас в течение 10 дней отправить заполненный отчет на наш адрес.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Часто бывает так, что организация получает неполный комплект документов. В такой ситуации составляется акт проверки, который направляется адресату вместе с сопроводительным письмом с просьбой отправить недостающие документы в адрес организации (пример ниже).

Пример текста сопроводительного письма о дополнительной отправке документов

Письмо-сопровождение с поясняющей информацией о содержимом. В первую очередь, уведомьте получателя о передаче документов, а затем предоставьте разъяснения или пояснения касательно этих документов.

Пример. Направляем разъяснения о применении корректировочных коэффициентов при составлении смет для строительства детских садов и просим довести данную информацию до руководителей строительных компаний, участвующих в тендерах на строительство данных объектов.
Приложение: 5 листов в 1 экземпляре.