В случае предоставления сотрудником больничного листа, работодатель обязан выплатить соответствующую сумму за время его отсутствия на работе. Однако это необходимо сделать только при подтверждении подлинности документа. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа, чтобы не ошибиться с выплатами.

Заполнение больничного листа

Больничный лист (БЛ) — это основной документ, удостоверяющий нетрудоспособность сотрудника.

На его основании работодатель не только производит расчет положенной сотруднику суммы, но и получает возмещение из средств ФСС.

Особенность БЛ заключается в том, что бухгалтерия не может полностью контролировать процесс его заполнения. Первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ поступает в организацию, где работает заболевший сотрудник.

Важно!

Сумма выплаты за период нетрудоспособности определяется работодателем на основании данных медицинского учреждения.

Однако не следует торопиться с расчетами. Перед начислением ответственный работодатель должен проверить подлинность больничного листа. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.

Проверка подлинности больничного листа

Процесс проверки больничного листа состоит из нескольких этапов.

В первую очередь необходимо проверить номер документа. На сайте ФСС РФ доступен список недействительных бланков в формате Excel. Необходимо скачать файл и с помощью функции поиска проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.

Важно!

Информация на портале ФСС обновляется ежемесячно, поэтому отсутствие номера документа в списке не гарантирует его подлинность.

Если возникают сомнения, рекомендуется проверить больничный лист по номеру, связавшись с местным отделением ФСС РФ.

Если номер больничного листа не вызывает подозрений, необходимо проверить бланк по внешним признакам:

1. Цвет. Подлинный бланк имеет голубой цвет, по краям темнее с фиолетовым оттенком, а в центре светлее. Ячейки для заполнения имеют желтоватый оттенок. В поддельных документах ячейки могут быть белыми.
2. Фактура бумаги напоминает бумагу, используемую для банкнот; при встряхивании бланк должен издавать шелест, как денежные купюры. Поддельные бланки обычно изготавливаются из более тонкой бумаги.
3. Номер должен быть напечатан типографским способом и ощутимо выпуклым на ощупь.
4. Поверхность листа должна содержать защитные волокна: хорошо видимые синие и слабо видимые розовые и светло-зеленые.
5. Под подписями врача, руководителя и главного бухгалтера должен быть микротекст «листок нетрудоспособности», различимый с помощью лупы.
6. На просвет должны быть видны водяные знаки (логотип ФСС РФ).
7. Отсутствие двухмерного штрихкода в левом верхнем углу бланка не является признаком подделки. Такой штрихкод появляется только в случае наличия специального программного обеспечения для заполнения больничных листов в медицинском учреждении.

Если подлинность бланка не вызывает сомнений, следует проверить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, фамилия сотрудника — паспортным данным, имеющимся у работодателя.

Полезно провести онлайн-проверку: найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В случае сомнений рекомендуется позвонить в поликлинику и уточнить данные по документу.

Важно!

Многие медицинские учреждения не предоставляют такие сведения по телефону. Поэтому иногда приходится отправлять письменный запрос, что удлиняет процесс проверки.

Если врач по ошибке указал неверную организацию-работодателя, такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет правильное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, это будет достаточно для идентификации.

Важно отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту от подделок. Работники бухгалтерии не являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому возможны ошибки.

В спорных случаях рекомендуется направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала больничного листа (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).

Что делать, если обнаружена подделка

Если работодатель обнаружил поддельный больничный лист, пособие выплачивать не следует.

Если подделка выявлена позднее, и выплата уже произведена, то возмещение за счет средств ФСС РФ не предусмотрено (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).

В такой ситуации работодатель может взыскать неправомерно полученные средства с работника при последующих выплатах.

Размер удержания ограничен 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если сотрудник уволился, не выплатив долг, взыскание можно осуществить через суд.

Кроме того, незаконное получение пособия — уголовное преступление (ст. 159.2 УК РФ). Если доказано участие работника в подделке, его могут привлечь по ст. 327 УК РФ за подделку документов.

Максимальные санкции за эти деяния при отсутствии отягчающих обстоятельств включают штраф до 120 тыс. руб. или лишение свободы до 2 лет.

Подделка больничного листа не является тяжким преступлением, и закон не предусматривает наказание за её сокрытие. Работодатель может решить, ограничиться ли дисциплинарным взысканием или обратиться в полицию.

Если подделка выявлена специалистами ФСС РФ, информация скорее всего будет передана в правоохранительные органы.

Больничный успешно прошел проверку — что дальше?

Если больничный лист подлинный и выплата произведена, работодатель взаимодействует с ФСС РФ. При небольшом количестве больничных пособия просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.

Если суммы пособий превышают страховые платежи, работодатель может претендовать на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Процесс возмещения часто усложняется бюрократией, задержками и придирками чиновников, что может привести к отказу в возврате средств. Бухгалтеры часто не хотят тратить силы на оспаривание решений, и средства остаются в фонде на неопределённое время.

Клиенты 1C-Wiseadvice освобождены от этих проблем.

Мы самостоятельно занимаемся возмещением средств из ФСС. Наши специалисты отлично знают требования закона и внутренние регламенты фонда в различных регионах. Благодаря богатому опыту преодоления бюрократических барьеров, все законные средства будут возвращены.

Все больше предпринимателей доверяют нам эту работу. С 2016 года общая сумма возмещенных средств наших клиентов из ФСС превысила 150 млн руб.

Резюме

Перед начислением пособия по больничному листу необходимо тщательно проверить этот документ.

Следует проверить все: от номера и защитных элементов до данных, внесенных врачом.

Если обнаружена подделка, пособие выплачивать не следует. В случае, если фальшивку выявили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может сообщить об этом в полицию для возбуждения уголовного дела.

Если больничный лист прошел проверку и пособие выплачено, организация имеет право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Хотите получать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Подпишитесь на обновления блога.

Как проверить больничный лист на подлинность

Как проверить больничный лист на подлинность

Руководитель группы «Зарплата и кадры» портала buhsoft.ru. Опыт работы в коммерческой бухгалтерии более 7 лет и более 3 лет — в бюджетном секторе и разработке бухгалтерского ПО.

Листок нетрудоспособности — основание для начисления пособия по болезни. Если работодатель оплатит поддельный документ, ФСС откажет в возмещении затрат и доначислит взносы. Разберемся, как проверить больничный лист онлайн и вручную, чтобы избежать претензий от Фонда в 2020 году.

Самостоятельная проверка больничного листа позволяет работодателю исключить возможность оплаты по фиктивным документам. Подделку нельзя принимать к учету. Верните листок сотруднику и потребуйте подлинник. Если он не сможет его предоставить, придется применить санкции, например, оформить прогулы.

Если пособие по поддельному больничному листу уже выплачено, работодателя ждут проблемы с ФСС. Во-первых, Фонд откажет в возмещении расходов. Во-вторых, выплату признают налогооблагаемым доходом работника и начислят на нее взносы. Образуется недоимка. Возможны штрафы и начисление пеней.

Поэтому рекомендуем регулярно проверять больничные листы по номеру онлайн с помощью специального сервиса от БухСофт или на официальном сайте ФСС.

Проверьте подлинность больничного онлайн в программе БухСофт. Она автоматически проверит документ по его реквизитам. Чтобы начать проверку, нажмите на кнопку ниже:

Формальный контроль

Единая инструкция по проверке подлинности больничного листа на законодательном уровне не утверждена. Прежде чем принять бланк к оплате, рекомендуем обратить внимание на следующие детали:

Контрольные факторы

На что обратить внимание

Бланк имеет установленный размер

Фактура и цвет бумаги

Бумага, на которой отпечатан подлинный больничный лист, по фактуре схожа с денежными банкнотами.

Документ окрашен в голубой цвет, но он не однородный. В нем содержатся поля более темного оттенка, а графы для внесения информации окрашены в бледно-желтый цвет.

Стандартизированный логотип Фонда нанесен на обратной стороне бланка. Он имеет более темный оттенок по сравнению с общим фоном бумаги.

Штрих-код и номер

Специальная кодификация и порядковый номер документа (12 знаков).

Используйте этот реквизит, чтобы проверить больничный лист по номеру онлайн.

Микротекст — это слова «листок нетрудоспособности», расположенные под линиями подписи руководителя и главного бухгалтера, а также под графой «Подпись врача» (без увеличения практически невозможно рассмотреть).

Листок нетрудоспособности является специализированной полиграфической продукцией со степенью защиты “В”. Обратите внимание, что изготовитель не раскрыл полный перечень контрольных факторов, чтобы избежать мошеннических действий.

Проверка подлинности больничного онлайн

Бухгалтеру необходимо проверить больничный лист по номеру. Как правильно это сделать? Какие инструменты и ресурсы использовать, чтобы получить достоверный результат быстро.

Где проверить больничные листы, проверенные сайты:

1. Личный кабинет страхователя. Этот способ позволяет проверить больничный лист ФСС онлайн с самыми достоверными результатами, так как работодатель переходит на оформление электронных ЛН. Но чтобы получить доступ к личному кабинету, необходимо установить программное обеспечение, получить усиленную квалифицированную электронную подпись и настроить электронный документооборот с ФСС.
2. Официальный портал ФСС, где размещается перечень недействительных больничных листов. Так как информация обновляется только раз в месяц, у работодателя могут возникнуть проблемы. Учтите, что если номер больничного листа на сайте ФСС отсутствует, это не дает 100% гарантии, что документ оригинален.
3. Специальная проверка больничного листа по номеру в программе БухСофт. Она работает в режиме реального времени и позволяет получить оперативную и достоверную информацию о подлинности ЛН работников.

Разбираемся, как правильно работать с каждым из перечисленных сервисов.

Личный кабинет страхователя

Если работодатель обеспечит переход на работу с электронными листками нетрудоспособности, необходимость систематической проверки больничного листа онлайн отпадает. Бухгалтер получает доступ к базе ФСС, где размещены сведения только о подлинных документах.

Представители Фонда заверяют, что подделать ЭЛН невозможно. К тому же, базы данных надежно защищены, что исключает возможность взлома и утраты информации. Но чтобы перейти на работу с электронными листками, необходимо выполнить ряд действий. Подробная инструкция и рекомендации в статье: «Как работать с электронным больничным листком работодателю».

Правильно рассчитать больничный помогут наши справочники. Они уберегут от штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Руководство по расчету пособия по нетрудоспособности Скачать бесплатно

Справочник опасных ошибок в листке нетрудоспособности Скачать бесплатно

Сайт ФСС

На официальном портале Фонда ежемесячно публикуются сведения обо всех недействительных больничных листах. В перечень ФСС «Проверка больничного листа» попадают номера документов, которые, например, были оформлены с ошибками.

Обратим внимание, что документ с ошибкой, допущенной медицинской организацией (часть, заполняемая врачом), не может быть принят к оплате. Такой документ возвращают врачу, который выписывает дубликат с новым номером. Бланк с ошибкой утилизируют, при этом его номер включают в реестр ФСС.

Что следует делать бухгалтеру? Рекомендуем проверить номер больничного листа на сайте ФСС следующим образом:

1. Переходите на сайт ФСС.
2. Скачиваете реестры недействительных бланков листков нетрудоспособности.

Специалисты ФСС регулярно обновляют перечень недействительных больничных. Информация представлена в файле Excel. Документ можно скачать в разделе «Деятельность фонда» → «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» → «Недействительные бланки листков нетрудоспособности» или см. файл ниже.

1. Как проверить больничный лист на сайте ФСС: ищем в файлах номер документа, предоставленного работником для оплаты.

Важно! Отсутствие проверяемого документа в реестре ФСС не гарантирует его подлинность. Информация Фонда обновляется один раз в месяц, поэтому вполне возможно, что сведения о проверяемом бланке еще не отражены на сайте.

Проверка больничного в программе БухСофт

Один из доступных способов — проверить больничный лист в программе БухСофт. Сервис представляет собой не просто онлайн-проверку, а полноценную специализированную программу для ведения бухгалтерского учета и начисления заработной платы.

Шаг 1. Выбираем работника, который предоставил листок нетрудоспособности. Если заполняете сведения впервые, необходимо добавить работника в информационную базу. Для этого в разделе «Зарплата» выберите блок «Сотрудники» и добавьте информацию о подчиненном. Не забудьте импортировать данные из справки 2-НДФЛ о начислениях и удержаниях. Информация о заработке необходима для начисления зарплаты.

Шаг 2. Вносим информацию о сотруднике, опираясь на данные из личной карточки Т-2 и других подтверждающих документов. Это обычная процедура. Заполните все обязательные поля для нового сотрудника.

Шаг 3. Определяем способ начислений для сотрудника. В данном примере это «больничные». Для того чтобы оформить пособие по болезни или другим причинам временной нетрудоспособности, нужно добавить документ в систему. Следуйте инструкциям: нажмите на кнопку «Добавить» и выберите «Больничный лист» из предложенных вариантов.

Шаг 4. Осуществляем проверку подлинности больничного листа онлайн с помощью программы БухСофт. Для этого необходимо ввести уникальный номер листка нетрудоспособности, предоставленный сотрудником для оплаты. Формат документа не играет роли. БухСофт проверяет достоверность как бумажных, так и электронных больничных листов.

В случае, если документ является недействительным, указан как утраченный, отозванный или украденный, система отобразит соответствующее уведомление. Начисление пособия по недействительному больничному листу не представляется возможным. Программа защитит работодателя от санкций со стороны ФСС.