Письмо-обращение является одним из самых распространённых видов деловой корреспонденции, направляемой от физических лиц и организаций другим физическим лицам или организациям.

• Шаблон и образец
• Просмотр онлайн
• Бесплатная загрузка
• Безопасность

Кто и куда может направить письмо-обращение

Основная цель письма-обращения — мотивировать получателя совершить определённое действие или рассмотреть какой-то вопрос.

Письмо можно адресовать любому адресату. Основные условия эффективности обращения включают:

• компетентность адресата в предоставлении информации или решении вопроса, упомянутого в письме;
• право автора письма обращаться с данным вопросом.

Тематика писем-обращений весьма разнообразна. Они могут быть адресованы:

• от физического лица к физическому лицу;
• от физического лица к организации;
• от организации к организации.

С помощью писем-обращений можно:

1. запрашивать информацию (о ходе дел, состоянии счетов, наличии документов, составе сотрудников и т.д.);
2. информировать заинтересованных лиц (о нарушениях, инцидентах);
3. просить о рассмотрении предложений (изменение маршрута, графика работы, сотрудничество и т.д.);
4. просить о проведении определённых действий и процедур (возврат оборудования, отправка документов, уборка территории и т.д.).

Некоторые виды обращений требуют соблюдения установленных законом форм, без которых они не будут рассмотрены.

Составление письма-обращения

Для большинства обращений закон допускает свободную форму, без строгих требований к орфографии (например, письма в прокуратуру или полицию).

Основные требования — указание отправителя, адресата и цели обращения. Обращение должно быть мотивированным.

Если письмо основано на нормативном акте или требованиях, это нужно упомянуть в тексте.

Структура письма-обращения обычно включает:

1. наименование адресата;
2. наименование организации, ФИО, должность и адрес отправителя, контактный телефон или e-mail для ответа;
3. текст обращения. Если информация конфиденциальная и запрашивается у государственных органов, указывается статус отправителя (обычно прилагаются копии подтверждающих документов). Текст обращения часто начинается со слов «прошу»;
4. список приложений, если они имеются;
5. дата и подпись.

Письмо от организации оформляется на фирменном бланке.

Отправка обращения

Письмо-обращение можно отправить различными способами:

• лично или через курьера;
• по факсу;
• по электронной почте;
• по обычной почте.

При личной передаче или через курьера рекомендуется оформить второй экземпляр письма, на котором получивший его сотрудник поставит подпись.

Как написать официальное письмо с просьбой

Как написать официальное письмо с просьбой

Умение писать деловые письма — необходимый навык, полезный как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, для обращения в государственные органы или к должностным лицам за помощью. Рассмотрим, как правильно составить письмо с просьбой и приведем полезные примеры.

Когда пишется письмо с просьбой

Просьба или ходатайство — один из самых распространённых видов деловых писем. Такое письмо составляется для побуждения должностного лица, руководства организации или другого уполномоченного лица решить вопрос в пользу просителя. Просителем может быть как представитель юридического лица, так и частное лицо. Цели обращений юрлиц могут включать:

• предоставление отсрочки по оплате долга;
• снижение стоимости аренды помещения;
• выделение средств на оплату проекта;
• помощь в разрешении сложной ситуации;
• продление срока для выполнения юридических действий.

Для информации: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь

Как написать письмо-просьбу

В крупных компаниях обычно существует внутренний документ, устанавливающий требования к составлению текста с просьбой. В других случаях следует придерживаться общих правил делопроизводства, применимых ко всем официальным документам. Начать нужно с соблюдения структуры документа, которая включает:

• шапку (кто к кому обращается, с указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
• основную часть (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос несложный, переходите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите аргументы, затем изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
• заключительную часть (сюда включаются приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юридическое лицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).

Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием всех данных о компании — название, ОГРН, ИНН, КПП, юридический адрес и прочую важную информацию для идентификации просителя. Между шапкой и обращением к адресату указывается название письма (письмо-просьба).

ВАЖНО!

Этот вид писем не требует проставления печати на подписи заявителя, однако некоторые организации её ставят для придания документу весомости.

Важно знать: требования к оформлению документации

Примеры шаблонов писем-просьб с пояснениями

Предлагаем вам актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101

адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1

Генеральному директору ООО «Звезда»

456789, пр. Замечательный, д. 3

Генерального директора ООО «Ppt.ru»

Письмо-просьба № 1 от 10.04.2024

Уважаемый Иван Иванович!

Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2023 был заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, с возможностью продления. В данном помещении находится магазин непродовольственных товаров.

Ввиду сложной экономической ситуации, вызванной санкциями, ростом курса валют и снижением покупательской способности населения, компания несет убытки.

За время нашего сотрудничества у нас сложились отличные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим вас с пониманием отнестись к сложившейся ситуации и снизить арендную плату на 15%.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение взаимовыгодного оптимального коммерческого решения.

Генеральный директор П.П. Петров

Исп. П.П. Пэпэтэшина

Это пример письма в другую коммерческую организацию. Установленной формы нет, составлен свободно, но структура, описанная выше, соблюдена.

Теперь рассмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения аналогичная, но есть нюансы. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам или в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», и соблюдайте логику в изложении.

Главе государственной администрации

от Пэпэтэшина П.П.,

Проживающего по адресу: Садоводство-1

Иваново г., участок 87

Уважаемая Наталья Петровна!

Я являюсь собственником дачного участка по вышеуказанному адресу с 2023 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги вдоль всего садоводства. После зимы дорога покрыта ямами и рытвинами, отсутствуют куски асфальта, пешеходная зона также отсутствует, что делает невозможным использование личного транспорта и проход пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, пользующихся этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу предоставить письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.

Приложение: фото на 3 листах.

10.04.2024 П.П. Пэпэтэшина

Изучив пример обращения к руководителю, вы поняли, насколько важно уметь составлять ходатайства? Это не всё, у нас есть для вас ещё несколько полезных образцов.

Также: требования к оформлению письма с приглашением к сотрудничеству

Помните об оформлении: выравнивайте текст, выбирайте шрифт размером 12-14 с интервалом 1-1,5. Разделяйте текст на абзацы, один абзац — одна мысль. Обратите внимание на удобочитаемость выбранного шрифта, чаще всего используется Times New Roman.

Для вашего удобства образцы и бланки для скачивания

• Яценко Виктория

2023-04-06 07:26:38

Теперь вы знаете, как правильно составить письмо-просьбу, и сможете легко создать свой документ. Каждому из нас хотя бы раз в жизни приходилось обращаться в государственные учреждения за помощью, теперь с нашими образцами написание деловых писем станет проще и приятнее. Пишите грамотно, как профессионалы.

Яценко Виктория Юрист по трудовому праву

Юрист с 20-летним стажем работы в госорганах, системе судебной и исполнительной власти. С 2017 года автор статей по кадровым и юридическим вопросам. Бывший инспектор труда, эксперт по трудовому праву. Сейчас — руководитель отдела кадров в сфере образования.

Комментарии

Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Пишите в комментариях!

Пример письма-обращения

Пример письма-обращения

В статье мы расскажем, как правильно написать письмо, адресованное конкретному человеку. Поделимся примерами писем-обращений.

Содержание:

• Особенности письма-обращения
• Как написать письмо-обращение: пример

Особенности письма-обращения

Многие деловые письма, которые создаются в процессе деятельности организации, адресуются конкретному человеку. Этот вид корреспонденции называется письмом-обращением. В основном такие письма пишутся и отправляются должностным лицам, депутатам, руководителям организаций и подразделений. Наличие обращения подчеркивает важность письма и необходимость его непосредственного рассмотрения.

Пример письма-обращения с просьбой к руководителю выставочного центра

Наиболее частой причиной создания данного документа является какая-либо просьба. Гораздо реже обращение в письме применяется для уточнения вопросов или внесения различных предложений. Именно поэтому данный тип писем имеет специфический стиль изложения текста.

Так как этот документ предполагает выполнение каких-либо действий от адресата, текст письма должен четко формулировать проблему или вопрос. При написании важно придерживаться делового стиля, а проблему излагать ясно и четко. Более того, образец письма-обращения с просьбой должен включать аргументы, подтверждающие необходимость тех или иных действий. При этом аргументы должны быть полными, убедительными и изложенными в логическом порядке.

Отметим, что основная цель письма-обращения — привлечь внимание адресата к проблеме и побудить его принять определенные решения. Однако важно соблюдать все правила и помнить, что обращение в деловом письме ни в коем случае не должно содержать просьбы, изложенные в виде требований. Такая ошибка не только нарушает все правила деловой переписки, но и, скорее всего, приведет к отрицательному результату. Поэтому тщательно проверьте текст на наличие таких недочетов.

Пример письма-обращения с просьбой предоставить дополнительные данные

Как составить письмо обращение: образец

Написание официального письма включает в себя несколько особенностей по сравнению с стандартным деловым письмом. Ключевое отличие — это наличие обращения. Обязательно используйте имя и отчество адресата. Обычно перед именем и отчеством добавляется формула: «Уважаемый …». Этот вариант обращения является самым популярным и общепринятым. Реже используются такие обращения, как: «Господин …», «Товарищ …».

Ознакомьтесь с памяткой от журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», чтобы узнать, как правильно составить письмо с обращением и просьбой:

Письмо-обращение не имеет названия документа — вместо него располагается само обращение по центру страницы. Сам текст письма начинается с новой строки. Обращение может завершаться восклицательным знаком или запятой. В случае восклицательного знака подчеркивается важность письма, и его содержание начинается с заглавной буквы. Если же используется запятая, текст письма следует начинать с прописной буквы.

Пример написания обращения в письме

Если вы не уверены, как правильно составить письмо-обращение, следуйте следующим простым рекомендациям:

1. Начинайте текст письма с указания причин написания документа.
2. Определите основную проблему.
3. Изложите свой вопрос или просьбу. Важно максимально четко сформулировать цель обращения, чтобы повысить вероятность ее достижения. В качестве весомых аргументов можно использовать ссылки на законы и нормативные акты.
4. Сформулируйте свои пожелания.
5. Также можно добавить строку, указывающую на ваше стремление к скорейшему решению вопроса.

После основного текста новой строкой необходимо поставить подпись и ее расшифровку (иногда и наименование должности). Если письмо подписывается несколькими авторами, то каждый должен поставить свою подпись. В этом случае подписи располагаются одна под другой (в столбик).

Важно понимать, что если вы адресуете письмо-обращение руководителю, оно должно быть учтивым и оформленным с учетом субординации. Например, если обращение начинается со слов «Уважаемый …», то и завершать письмо следует фразой «С уважением …».

Письмо-обращение — пример стандартного делового письма, и составляется оно по тем же правилам. Поэтому в тексте письма обращения не следует преувеличивать проблему, выражать чрезмерные эмоции или отношения по этому поводу. Не стоит использовать фразы, которые придадут письму излишнюю экспрессию, такие как: «Очень рады…», «К большому огорчению…», «Многоуважаемый …», «С самыми лучшими пожеланиями …».

Используйте готовые шаблоны писем, оформив их как приложение к локальному акту, регулирующему делопроизводство в компании. Таким образом, любой сотрудник, не знающий, как правильно составить письмо-обращение, сможет воспользоваться образцом из инструкции по делопроизводству.

Скачайте образцы писем: