Данные, зарегистрированные в ЗАГСе, являются конфиденциальными, имеют ограниченный доступ и не подлежат разглашению. Информацию ЗАГС предоставляет только лицу, о котором сделана запись, его родственникам после смерти, представителю органа опеки или лицу с нотариально заверенной доверенностью. Свое родство с человеком, о котором вы делаете запрос, необходимо подтвердить. ЗАГС может отказать в выдаче информации из актовых записей, заявив, что она предоставляется только по юридическим основаниям, хотя это не всегда так. В таких случаях важно личное общение и договоренность с сотрудником ЗАГСа. Однако, в некоторых провинциальных ЗАГСах могут выдать свидетельство на любого человека, если вы знаете его ФИО, дату и место рождения.
Например, на форуме сайта ВГД было сообщение: «В ЗАГСы Москвы я иду за очередными свидетельствами и справками, имея все необходимые документы, чтобы избежать отказа. Если начинают отказывать, интересуюсь, как закон регламентирует данную ситуацию. А если ищу сестер, братьев, бабушек и дедушек, иду с коробкой конфет. Работники ЗАГСа сразу же проникаются вашей проблемой. Общение с сотрудниками ЗАГСов и архивов в провинции приносит большое удовольствие. Чем дальше от мегаполиса, тем более дружелюбные люди и лояльное отношение к отсутствию доверенностей и справок».
Если вы живете в том же месте, где была зарегистрирована интересующая вас запись, лучше сходить в ЗАГС лично и объяснить, кем вы приходитесь тому, о ком наводите справки. Возможно, вам предоставят копию. Если вы живете далеко и пишете запрос, укажите в нем, что вам нужно, и что человек, о котором вы спрашиваете, умер или что у вас есть доверенность от него. Сотрудник ЗАГСа может попросить подтверждение документов, а может поверить на слово.
В запросе укажите цель получения справки. Генеалогический поиск может вызвать негативную реакцию, поэтому лучше написать «для представления в контору кладбища», «взамен утерянной» или «для вступления в права наследования».
Результат запроса отправят не домой, а в ближайший ЗАГС. Когда актовую запись найдут, гербовое свидетельство вышлют в указанный ЗАГС, а вам отправят извещение. Если не найдут, вас тоже известят. Получив свидетельство в ЗАГСе, возможно, придется доказывать свое родство или показывать доверенность.
Придя в ЗАГС, возьмите паспорт и доказательства родства или заинтересованности в актовой записи. Например, если вы наводите справку о родителях, возьмите копии свидетельств о рождении, браке и других документов. В ЗАГСе можно оставить ксерокопии, но покажите оригиналы или нотариально заверенные копии. Для доказательства родства и смерти можно использовать выписки из домовых книг, автобиографические документы и другие.
Если человек жив, он должен сам получать свои документы или выдать вам доверенность. Если умер, возьмите копию свидетельства о смерти.
Для получения копии свидетельства о браке умерших людей нужны копии двух свидетельств о смерти, иногда достаточно одного.
Если у вас нет документов для подтверждения родства, сначала получите их копии.
Иногда актовую запись могут выслать на дом без уточнения родства. Один из способов получения информации бесплатно – запросить не гербовое свидетельство, а просто сведения, или получить их по телефону. Это не будет юридическим документом, но для поиска «пропавшего звена» в родословной цепочке достаточно. Например, желая получить сведения о родителях отца, можно запросить актовую запись о рождении его брата или сестры.
Запрашивая свидетельство о смерти, просите справку по форме 34. В отличие от формы 33, в ней указываются все данные из актовой записи о смерти, включая заявителя, место проживания и другие данные.
Если кто-то из фигурирующих лиц использовал вариативное имя, нужно получить справку из института русского языка РАН.
Для получения документов нужно заплатить госпошлину. Она невелика – в 2003 году справка стоила 20 рублей, свидетельство – 50. В Литве копия документа стоит от 6 до 20 литов.
Что делать, если сведения о дате и месте рождения в разных источниках не совпадают или актовые записи утеряны?
Сначала попытайтесь найти актовые записи. Они могут быть в областном архиве или задержаться в ЗАГСе. Если населенный пункт изменил административное подчинение, записи могли попасть в архив другой области. В таких случаях нужно лично смотреть описи.
Если записи не найдены, придется смириться с тем, что точную дату вы не узнаете, и искать косвенные сведения в ведомственных архивах. Ваше генеалогическое древо может содержать неопределенное поколение, но информацию о родителях можно найти, заполняя анкеты при приеме на работу.